摘 要：政府组织结构要想实现科学合理的构建，同时内部现有的工作流程要想实现优化和完善，就必须要结合实际情况，对现有的计算机、网络等各种不同类型的现代信息技术手段进行科学合理的利用。该文针对电子政务与电子档案管理相互依托的关系进行分析，在保证两者可以实现稳定发展的基础上，要意识到电子政务在建设过程中，其在本质上就已经涵盖了电子档案的管理工作。
关键词：电子政务 电子档案 相互依托 关系分析
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）04（c）-0253-02
网络时代的到来，各个领域在发展过程中，都在逐渐朝着智能化、信息化的趋势发展。对于各级政府部门而言也是如此，在对各种不同类型的政务进行处理时，各级政府普遍都会选择利用计算机来进行处理，这样不仅可以提高效率，而且还可以提高质量，简化整个政务的处理过程。电子政务其实可以被看作是现阶段信息技术与现代管理理念、管理体制相互之间的一种有效融合。在对电子政务进行分析时，发现电子政务其实自身的本质就是将网络作为运作的工具，同时还要将用户作为其中的核心要素，这样才能够达到便民的根本目的。
1 电子政务与电子档案管理之间的必然联系性特征
众所周知，档案一直以来都是国家机关、企业、事业单位等在各种不同类型实践活动中逐渐形成的一种具有价值的历史记录信息。在对不同形式档案资料进行收集和利用时，最基本的就是要保证档案内容的真实性和有效性，这样才能够提高档案的整体利用率，为不同决策提供准确有效的依据作为支持。电子政务信息的来源基本上可以划分为两个部分。首先，在与现阶段电子政务管理现状进行结合分析时，发现在传统政府部门的影响下，在各种不同类型的政府管理活动实施过程中，逐渐形成的历史记录内容、信息文件等，会涉及到很多方面的内容。比如，比较常见的就是各级政府在不同时期颁发的法律法规，同时还会涉及到各种不同类型的统计信息等，这些都是电子政务信息的主要来源[1]。其次，在电子政务环境的影响下，各级政府部门在开展各种不同类型的政务活动时，其自身所形成的电子化、数字化政务信息也可以被看作是其中的主要信息来源。由此可以看出，在日常管理过程中，政府可以被看作是电子档案的形成者，与此同时，政务电子信息也可以被看作是电子档案在构建和管理过程中的重要来源之一。在经过一系列的鉴定和分析后，发现电子政务信息如果具有保留价值，那么就会直接被转变成为电子档案。由此可以看出，两者之间具有密切的联系，虽然是两个不同的主体，但是两者相辅相成，相互之间的联系是一种必然的选择趋势。
2 电子政务与电子档案管理相互依托的关系分析
2.1 营造电子档案管理与电子政务共同发展的良好环境
随着信息技术的不断进步和快速发展，政府在开展各项业务和政务工作时，都会逐渐朝着信息化、数字化的趋势发展，这也是电子政务、电子档案管理未来发展的必然趋势。在实践中，各级政府的机关档案管理部门要与实际情况进行结合，积极主动地参与到各个环节的活动中，同时还要参与到电子政务的建设当中，这样才能够实现电子政务与电子档案相互之间的有效合作。所以，首先在具体操作过程中，必须要结合实际要求，树立创新意识。在创新意识的基础上，要根据电子政务在建设过程中的具体程序、要求等，按照其中存在的规律逐渐融入其中，同时还要提出与其相对应的配套管理，这样才能够从根本上保证电子文件在实践中的有效运转[2]。其次，还要在实践中树立良好的公众意识。树立该意识的根本目的是为了在群众心目中树立良好的政府形象，坚持将政府信息公开，尽可能满足社会大众对政府行为提出的个性化要求。除此之外，还要在实践中结合实际要求，树立良好的学习意识。积极引进和借鉴一些国际上有关电子政务建设的一些先进理念、管理措施等，同时还要勇于尝试一些全新的技术、标准、行为规范等。通过这种方式在实践中的科学合理利用，不仅可以从根本上促使档案管理在电子政务的整个规划和建设过程中的作用得到有效发挥，而且還可以不断加快进程，促使电子政务在实际应用过程中的范围可以得到有效的拓展。
2.2 对电子政务文件实行前段控制
在对电子文件进行分析时，发现由于电子文件本身具有一定的特殊性，所以，对于电子文件而言，其自身具有非常明显的易改性特征。如果仍然按照过去的方式来进行管理，那么必须要结合实际要求，直接按照存档的顺序来进行管理。但是这种方式在实际应用过程中，根本无法对电子档案的真实性和有效性提供保障，甚至严重时，还有可能会导致电子文件出现严重的流失现象。这样不仅会导致重复性工作的频率越来越高，而且达不到理想化的实施效果。由于电子文件很容易出现在归档之前就已经被改动等问题，甚至一些人员会由于个人利益等因素的影响，在存档之前对这些文件内容进行随意的删除、销毁等。有部分文件在形成过程中，就已经在其中提取出了主题词。与此同时，文件在归档之后还必须要对其进行标引工作，这样在无形当中就会导致工作人员的工作量被无限增加[3]。所以，在对该问题进行处理时，要保证政府工作在开展时，与其相对应的电子文档必须要贯彻落实“前段控制”的基本原则。也就是在对文档进行管理时，必须要保证原本的纸质文件管理系统中后期管理阶段需要控制的手段，直接提前到前段的位置处。在具体操作过程中，必须要保证档案部门在日常管理过程中，直接将有关电子公文的管理工作全部都落实到实处，提前进行延伸和处理。在与实际情况进行结合分析之后，直接将文件的生命周期前段作为控制初始阶段，这样可以最大限度保证归档活动的有序开展。从具体的角度出发来对其进行分析和研究，不难看出，在文件系统的整个设计过程中，档案管理人员必须要保证自己积极主动地参与到设计环节，这样可以在其中适当的给予一定的指导和意见。另外，在具体操作过程中，必须要对归档、归档之后的文件管理需求等进行综合分析和考虑，这样可以将需要集中管理的文件全部都进行统一有效的整合和归档。
2.3 电子政务与电子档案管理关系的思考
在经过一系列的分析和研究之后，发现电子政务其实可以被看作是电子档案管理的源头，而电子档案管理工作在具体开展过程中，可以保证电子政务在处理过程中的效率和质量。所以，无论是从理论的角度出发或者是从实践的角度出发，电子政务与电子档案相互之间具有密切的联系。为了保证电子档案管理在电子政务工作处理过程中的有效利用，可以结合实际情况，从电子政务的角度出发。尤其是在对电子政务系统进行设计、规划以及具体应用时，要结合实际要求，将电子档案管理设计也一并融入其中，这样可以取得良好的应用效果。除此之外，在对电子政务进行建设时，还要引导档案部门管理人员积极主动地参与其中，这样不仅可以保证电子政务的有效落实，而且还可以提高电子档案管理水平，实现两者的有效合作。
3 结语
电子政务工程项目在提出以及具体应用过程中，其自身是一项系统性的工程，对电子档案管理工作而言，既是一种机遇，同时也是一种挑战。所以要想实现两者的有效融合，就必须牢牢把握住机遇，同时还要从观念、职能作用等各个不同因素角度出发，实现对现有管理模式的创新和优化，这样才能够保证电子政务处理的效率可以得到有效提升。
参考文献
[1] 桂美锐.电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制[J].档案管理，2019（1）：18-21.
[2] 侯衡.InterPARES电子邮件长期保存策略研究及启示[J].档案学通讯，2018（4）：20-26.
[3] 苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（5）：86-91.
作者简介：郝亮（1984，7—），男，汉族，山西孝义人，本科，馆员，研究方向：档案管理。
