张颖
摘 要：电子照片档案是档案资源的重要分类，具有存储信息，传播文化的功能。因其在历史记载和文化传播方面更加形象、立体、生动，易于被大众所接受，因此，在高校文化发展方面发挥着独特作用。该文以吉林农业大学档案馆为例，研究了高校电子照片档案面临的问题，论述了如何做好高校电子照片档案工作，促进高校文化发展的几点建议。
关键词：电子照片 档案 高校 文化发展
中图分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）06（b）-0206-02
照片档案指的是机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像或通过扫描仪、数码照相机直接拍摄而获得数字影像为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。以吉林农业大学档案馆为例，该馆共有馆藏照片约22400张，从建校1948年开始仅有11张照片到2019年的500多张照片，这些照片承载着该校的发展和传承。这些照片直观而生动地反映了学校悠久的历史。
照片档案的文化传播功能使得高校对照片档案利用度和重视度越来越高。但是照片档案工作依然比较滞后，加之照片档案归档和管理程序尚不完善，制约了照片档案的对高校文化发展的步伐。笔者结合自的工作实际，提出以下几点思考。
1 照片档案对高校文化发展的意义
电子照片档案主要由两个方面组成：一是由数码摄录器材拍摄而成的;二是由传统照片、声像档案数字化技术（通过计算机、扫描仪等设备）转化而来的。就吉林农业大学档案馆的馆藏照片而言，由于年代久远，在整理前，基本上以传统照片為主，在经过专人整理，鉴定后，扫描成高度清晰的电子照片后才形成电子照片档案，并录入到档案管理系统。
电子照片档案直观、形象地反映了客观事物及其存在的周围环境，并具有直观性，包含信息量丰富，使人们从实体影像中获得了丰富的信息，所以做好高校照片档案的收集、管理和利用，对促进高校文化发展工作有重要的现实意义。
2 高校电子照片档案面临的主要问题
随着新媒体的飞速发展，高等院校的电子档案管理已经进入了一个新的历史时期。但是，作为高等院校的照片档案工作却存在着照片保管分散，整理方法多样，照片质量水平高低不齐，保真、保密、保存的难度增大等问题。具体体现在以下几个方面。
（1）电子照片档案整体存档意识薄弱。这种档案意识反映了高校对档案的认知和重视程度。本来高校照片档案管理起步较晚，人们对电子照片的收集和保存意识观念陈旧，归档意识薄弱，普遍认为照片档案无关紧要。加之，机关单位或个人工作繁忙，无暇重视照片档案的积累，电子照片长期零散存放，没有专人保管，甚至因为岗位变动时照片无人交接或者丢弃。另外，高校照片档案收集工作范围广、管理人员变化大，甚至部分单位或员工为方便使用，借口不归档，这些因素严重地影响了照片档案收集、整理和编研工作的开展。
（2）电子照片档案的管理制度不完善。依据《照片档案管理规范》和《高校电子文件归档管理办法》的管规定，很多高校虽然制定了照片档案管理制度，但不够健全和完善，因此实际工作中不够具体和规范。
（3）电子照片档案来源零散。目前很多高校档案馆（室）都无法指派专人跟踪拍摄学校重大活动、重要会议和重要事件，尤其是具有重要保存价值的各项学生活动。这些照片基本上还是由高校宣传部门或各个单位直接参与拍摄，这样使电子照片分散化的现象愈发严重，收集起来更加困难。
（4）电子照片档案不能及时整理，存在着缺失或遗漏现象。电子照片一般只零散存储于个人计算机上，归档时管理者只稍加整理，不经筛选就直接交到档案馆（室），文字说明和批注很不具体。存储设备的质量的好坏，存储格式的转换，都会直接影响数码照片的安全。
（5）保存条件不符合需求。当前，高校档案普遍存在着档案库房设施简陋，库房无法和办公室分开，内部温湿度更是达不到规范标准，照片档案保管更是没有专业保管设备，导致照片档案容易变质、损坏。以吉林农业档案馆为例，现在存在两个问题：一是有149张长照片由于年代久远，已经有些破损，无法扫描上传到档案管理系统。二是有56多照片只有老式底版，没有照片，已经没有老式的洗相技术和药水，无法将照片洗出来。
3 做好电子高校照片档案工作，对促进高校文化发展的几点建议
（1）加强档案意识的宣传，强化高校电子照片档案收集意识，及时、定期收集，对照片的真伪和质量要严格把关，如果不能将照片收齐，那么照片档案的管理和利用就根本无从谈起。
①通过校园网站、微信和微博等新媒体方式，档案馆（室）加大照片档案重要价值性的宣传，提高对照片档案认知度。另外，通过举办展览，展示编研成册的校史、院史、名人录等方式，向全校师生宣传照片档案价值，以吉林农业大学档案馆为例，我们将已经馆藏的20世纪50年代和60年代的老照片编研成册。
②做好特色照片档案的收集工作，可以公开向校内外、尤其是离退休的老同志，或者已故老同志的家属征集老照片，该校通过这种方式已经征集到珍贵照片186张，丰富了馆藏照片。
（2）加强高校重大事件（尤其是学生活动）照片的收集工作。针对高校一些重大事件形成的照片，档案馆（室）还积极主动地跟踪收集，必要时主动参与拍摄活动，力求及时、准确、清楚、完整。
（3）完善电子照片档案规章制度，制定高校照片档案归档实施细则，保证电子照片档案按时归档该校为了对档案实行科学有效的管理，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校档案工作的实际，制定《吉林农业大学档案管理办法》和《吉林农业大学文件材料立卷归档暂行规定》。针对电子照片档案的归档范围、归档时间、照片文字说明、信息备注、保管条件等都做出详细规定。
（4）对电子照片档案进行编研和开发利用，促进高校文化发展，服务于社会。电子照片档案因其形象生动，时空感强，受到公众的喜爱，有条件的档案馆要尽快建立照片档案数据库，拓展照片档案的利用范围。
以吉林农业大学为例，馆藏的22400张电子照片档案中内容涉及学校变迁、学校建设发展、教学科研和校园文化4个主要方向，我们按照年代和事件发生的先后顺序排列，每10年比编一个照片册。每一年里的照片排列的顺序依次是：学校变迁、学校建设发展、教学科研和校园文化。
①学校变迁的排列顺序是校门，远景，教学楼、学生宿舍和教工宿舍等。
②学校建设发展的排列顺序是领导视察、合作交流、组织建设。
③教学科研的排列顺序是教师教学科研、学生教学实习、教学设施。
④校园文化的排列顺序是体育活动、文艺活动、社会活动、毕业合影。每一系列照片中按照事件发生的先后顺序排列。所有的老照片均保持原样，未做任何修饰，将尘封的往事展现于世人面前，同时标注上档案号，便于查询利用。
4 结语
总之， 电子照片档案在促进高校文化发展方面具有重大意义，高校在照片档案促进高校文化建设方面依然任重路远，加强照片档案工作的宣传力度，推进照片档案收集、管理和利用制度的建立，加快档案的信息化，积极照片档案信息资源的开发利用，为高校的文化发展助力。
参考文献
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