林泓钰
摘 要：对于办公室工作而言，档案管理占据着极为重要的位置，其直接影响着单位的发展，规范化管理办公室档案可以有效规范事业单位的日常工作。档案管理规范化具有系统性，虽然国内部分事業单位积极引进了各种先进的办公室信息技术，但是依然缺陷重重，如管理制度不健全、不注重档案管理等均直接影响了单位工作效率与质量。对此，该文以办公室档案管理特点及重要性为切入点，重点剖析现阶段办公室档案管理存在的问题，并结合自身工作经验提出规范化管理措施，旨在对办公室档案实现高效管理。
关键词：事业单位 办公室档案 规范化管理 档案管理
中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）03（a）-0090-03
Standardized management measures of public institution office archives in the new era
LIN Hongyu
（Xiamen Institute of industrial technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）
Abstract： for office work， file management occupies a very important position， which directly affects the development of the unit， standardized management of office files can effectively regulate the daily work of institutions. the standardization of archives management is systematic. Although various advanced office information technologies have been actively introduced by some domestic institutions， there are still many defects， such as imperfect management system and lack of attention to archives management， which directly affect the work efficiency and quality of the unit. In this regard， this paper takes the characteristics and importance of office file management as the breakthrough point， focuses on the analysis of the problems existing in the current office file management， and combined with their own work experience， puts forward standardized management measures， in order to achieve efficient management of office files.
Key words： institutions; office archives; standardized management; file management
对于事业单位而言，办公室重点在于管理单位各项事务，其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言，档案管理尤为关键，其完整记录了办公室的所有事务，能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下，办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需，且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此，相关部门应结合实际情况，全方位、多层次分析与总结，制定有效的档案管理规范，进一步强化办公室效能。
1 办公室档案规范化管理的重要性
1.1 有利于丰富管理形式
现阶段，中国科学技术水平得到了显著提升，在信息时代背景下，办公室信息化建设已经成为必然趋势，这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式，使用计算机管理办公室档案的效率更高，可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性，进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息，促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外，运用信息化手段管理办公室档案，可提高管理效率，缓解工作人员压力，从而促进管理人员提高工作质量[1]。
1.2 可以促进档案管理员提高素质
对于档案规范化管理，事业单位应高度重视，并在培养人才上投入更多的精力，档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率，转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响，和以往的人工操作相比，当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求，这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此，便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。
1.3 可以促进单位和部门提高管理水平
在事业单位的正常运营中，办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人事变动的信息进行如实记载，办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案，既能使档案管理的流程得到优化，同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时，需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通，以确保双方合作的有效性。所以，在管理办公室档案的过程中，规范化管理档案，对促进单位部门工作效率提升极为有利，从而使档案管理更加科学和准确。
2 当前办公室档案管理工作中存在的问题
2.1 缺少健全的制度
新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发揮造成了极大的影响[3]。过去，事业单位在开展办公室档案管理工作时，只是一味地整理和归档档案，并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作，导致管理制度流于形式，致使办公室诸多档案资料丢失，对办公室职能的发挥造成了极大的影响。
2.2 忽视办公室档案管理
在实际工作中，档案管理工作只是档案管理部门的工作任务，在单位中往往被认为并非主要工作，仅仅只是一项基础性工作，通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力，而忽视了档案管理工作。大部分单位，对办公室档案管理工作的重要性认识不够，在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外，在办公室档案管理中由于资金投入力度不够，从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施，这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全，对有序开展办公室档案管理工作极为不利。
2.3 缺少专业的档案管理人员
纵观事业单位管理体系，办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是，现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低，诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员，因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少，在技术操作方面不够熟练，所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时，这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育，且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业，不熟悉办公室档案管理工作，同时在工作过程中也很容易出现问题，使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。
2.4 缺少先进的管理设备
在档案管理设备方面，事业单位未有较大的投入，对信息技术与科技产品的引进不及时，难以与时代发展保持同步。同时办公设备十分落后，大部分单位依然采取的是人工管理模式，严重影响了办公室档案管理效率，加大了工作人员的工作量，使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下，也无法顺利实现档案工作规范化管理目标，甚至导致档案管理缺乏秩序性。
3 新时期加强办公室档案管理规范的措施
3.1 高度重视档案管理工作
若要真正做好事业单位办公室档案管理工作，就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变，使其认识到档案管理工作的重要性，运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式，使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中，档案管理工作效率发挥的重要作用，并高度重视办公室档案管理工作，使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制，以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时代发展保持同步，立足于工作需求，积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强，特别是主要将自身保密意识加强，确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动，把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好，促进自身工作素质水平提高，对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。
3.2 构建合理科学的规章制度
健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度，才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下，办公室档案管理工作要和时代发展保持同步，在对新的档案管理制度进行制定的过程中，要将以往规章制度的束缚摒弃，积极创新制度的内容和形式，如此，才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外，在对规章制度进行制定的过程中，要充分运用现代化手段，确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度，应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案，为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。
3.3 提高办公室档案管理人员的综合素质
办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以，为了确保档案管理的质量，就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说，一方面，要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能，提升其水平;另一方面，要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术，可以熟练操作现代化设备。所以，单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细，以制度为依据。当然，单位还要针对档案管理人员展开专业培训，帮助其将专业的管理知识与技能掌握，切实提高他们的综合素质，如此，才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。
3.4 采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升
档案工作运行中，所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关，其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出，纸质档案管理仍占较大比例，在意识不足、技术有限等问题的影响下，数字档案建设方案还是只在小范围内应用，对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以，可以考虑从下述几个方面入手，改进此类问题：首先，各单位需结合现代化技术革新需求，在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备，并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来;其次，以不同形态的电子档案为基础，在信息技术发达的地区，有效采用以数字模式形成的电子信息档案，此形态的电子档案十分完整、便捷，实用性较高;最后，就信息技术发展落后的地区，可以借助再加工纸质档案，将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案，对档案规范化管理意义较大。
4 结语
综上所述，档案管理工作是事业单位极为重要的一部分。办公室工作效率的高低，单位运行的正常与否，在很大程度上均受到档案管理规范化水平的影响。办公室档案管理相较于其他单位工作来说，内容繁琐、复杂，因此，需要相关人员转变传统档案管理方式，积极对档案管理方式进行更新，增强档案管理的便捷性、高效性。除此之外，该项工作的开展还要求档案管理人员具备较高的素质，同时需要加大档案信息化建设。总之，为较好地满足现代化办公室档案管理工作的需求，需要各方面一同努力，齐心协力促进档案管理工作效率的提高，相信把现代化的管理手段应用到办公室档案管理工作中，势必能够促进事业单位的良好发展。
参考文献
[1] Infortrend Technology Inc.Simple and Centralized File Management with Infortrend Office Shared Storage[J].Technology News Focus，2020，32（15）：140.
[2] 蒙天池.办公室档案管理工作规范化思考[J].办公室业务，2020（8）：117，143.
[3] 邓艺琳.新时期办公室档案管理策略研究[J].办公室业务，2019（14）：119.
[4] 冯娅.事业单位档案管理的创新思路与方法[J].科技创新导报，2019，16（17）：155-156.
[5] 王丹.浅析办公室档案管理工作措施[J].东西南北，2019（11）：159.
[6] 史凯杰.浅谈办公室档案工作的规范化管理[J].农家参谋，2018（16）：231.
