杨莉
DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-7930
摘 要：该文深入探讨了新时期下电子档案信息资源共享利用管理方式的创新工作特点、创新发展策略，以有效促进我国各个企业电子档案信息资源共享利用管理创新工作的平稳健康发展，推动新时期下的企業管理单位生产经营档案管理工作的高层次质量化和可持续发展。将档案管理与现代信息技术相结合，在技术应用、信息服务、资源整合等方面，提高档案管理水平。
关键词：电子档案 资源共享 管理 信息技术
中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）03（b）-0106-03
On the Management Mode of Sharing and Utilizing Electronic Archives Information Resources
YANG Li
（Fujian Provincial Hospital， Fuzhou， Fujian Province， 350001 China）
Abstract： This paper mainly discusses the innovation characteristics and development strategies of the management mode of sharing and utilization of electronic archives information resources in the new era， so as to effectively promote the stable and healthy development of the management innovation of sharing and utilization of electronic archives information resources in various enterprises in China， and promote the high-level quality and sustainable development of the production and operation archives management of enterprise management units in the new era. The combination of archives management and modern information technology can improve the level of archives management in technology application， information service and resource integration.
Key Words： Electronic archives; Resource sharing; Management; Information technology
在我国社会主义市场经济社会持续健康发展与推进现代中国企业管理制度建设改革开放进程不断加快的大时代背景下，新历史时期的电子档案信息资源共享利用管理模式的素质水平一直约束着整个企业业务是否可持续健康稳定发展。一直以来，档案管理监督工作的各种人为管理干预限制困素较多，存在一定的主观能动性，档案管理监督工作确实可以对相关企事业单位的社会经济效益和其他经济管理活动行为进行有效监督和合理约束，能够助力相关企事业单位开展相关档案工作服务质量的不断提升[1]。
新时期电子档案信息资源共享就是将信息技术与现代管理体系结合，为企事业单位提供最大范围内的共享信息服务。整合功能软件与硬件，采集、存储、审核以及共享，从而将电子档案信息资源价值充分地发挥出来。
1 新时期电子档案信息资源共享利用管理方式的存在的问题或困惑
1.1 人才流动越发频繁
随着我国经济社会的发展，现代企业管理制度也不断成熟。尤其是在现代电子档案信息资源共享利用管理制度朝着现代化、多元化要求转变的大背景下，档案管理也成为新时期下企业管理事务的重要组成部分。并且在市场化配置资源的影响下，电子档案信息资源共享利用管理工作的人才流动规模也在发生着巨大的变化。因此，在人才流动越发频繁的严峻形势下，我国各个地区的电子档案信息资源共享管理工作也先后经历由一个部门的隶属部门管理到一个专门部门管理的过程。这就需要电子档案管理人员要根据档案材料的来源、内容、形式等进行针对性整合与管理，为企事业单位的电子档案信息资源共享利用管理工作提供更优质的档案内容。
1.2 档案利用手段较落后，共享机制不够完善
面对海量的信息资源，档案的利用者对档案信息的需求日趋多样性、迫切性和实效性。而大部分的档案馆都停留在现场排队、人工登记查询阶段。各部门之间的信息孤立，无及时沟通，无数字化。查询信息的需求者无法查阅到相关有效信息的关联性，档案无法为其提供正确的指引[2]。
1.3 信息化建设基础设施薄弱
当前在我国，档案管理相关工作流程自动化规范程度较低，有些相关单位对推进档案管理信息化体系建设重视程度不高，对推进档案管理工作投入的主要专项经费投入不足，以至于一些计算机档案使用起步较晚。虽然有些档案机构已经引进了数字计算机等各类先进设备，但是这些先进设备多数只用于基层办公室的文字处理，对各类档案管理信息的采集加工、存储和利用开发以及再利用依旧需要处于手动操作处理阶段，这就严重阻碍了我国档案管理信息系统建设的快速进程。
1.4 信息化档案数据权限管理及安全体系有待加强完善
档案管理机构对档案信息的采集、整理、生成与检索、查阅、利用两者控制权限没有合理区分，未完全统一档案数据电子信息元著录项标准，无法确保档案文件的权威性和可信度。在信息系统技术安全保障和网络安全方面控制不到位，制度不规范，也无法保障电子档案信息的安全[3]。
2 基于新形势下的电子档案信息资源共享管理工作的創新策略
2.1 由分散管理走向集中管理
根据相关调查表明，传统的档案管理部门对于电子档案资料的收集往往较为分散，管理都是以结构或部门为一个整个群体。但由于每个机构或单位之间存在一定的独立性，电子档案信息资源共享管理工作也就成为了一项较为复杂的工作。因此，在新时期下，电子档案信息资源共享管理工作应逐渐改变这种单一化的管理形式，通过采用建立集中的“电子档案管理中心”、成立专业的“电子档案管理机构”等方式来提高电子档案管理的工作效率。不仅如此，在电子档案管理工作由分散管理走向集中管理的过程中，企业内部电子档案管理创新工作也应该充分借助原有的档案管理工作模式，得出一些自己独特的看法与见解，再运用类比、对比等手法在同类或异类事物得到深度认知。其次，再将这些总结归纳的工作想法融入新时期的电子档案信息资源共享管理工作之中，形成独具特色的电子档案管理工作模式。最后，档案管理工作的创新不仅是考验档案管理人员的专业技能与专业知识，还是帮助档案管理人员提高创新思维的重要举措。由此，在档案管理工作创新的过程中，档案管理者首先应跳出自己的舒适圈，学会利用自身优势借鉴适合学校实际发展需要的成功经验和方法，同时也要对其关联行业的知识进行深入学习，并在其学习、借鉴中找到合理的工作方法，促进电子档案信息资源共享管理由分散走向集中管理[4]。
2.2 由纸质管理走向电子化、网络化管理
实现电子档案信息资源共享归档管理的信息电子化、网络化不仅能够更好地充分适应新时期档案管理相关制度深化改革的发展需要，还能够充分满足当代中国社会对电子档案信息资源共享管理的各种多元化发展需求。传统的档案管理人员工作记录制度主要目的是通过一种手写档案记录方式来准确记录各项工作调研及日常档案管理等各项工作。随着当前我国信息网络技术的不断逐步发展成熟，档案的使用管理手段与档案记录管理方式也在发生一些新的改变。因此，在“互联网+”的21世纪，电子档案信息资源共享档案管理改革工作也将更应根据当前档案管理的实际发展需要，对我国电子档案信息资源共享的档案管理的人事物模式进行合理化创新。同时，相关档案管理工作人员还希望可以充分利用计算机、扫描仪等多种现代网络信息技术设备将管理电子档案相关管理档案的网络信息管理资源直接转变形成为图文电子稿等多种网络信息形式，实现电子档案管理相关工作的面向数字化信息发展。由于电子档案信息资源共享管理工作仍然是一个较为注重保密的领域工作，这就需要相关档案管理工作人员在收集整理与保存记录个人的档案资料时还需要定期做好密切相关的保密工作，而保证现代电子档案信息处理技术的实时保密性，不仅能够有效促进电子档案资料的永久加密保存，对用于进行档案管理的重要信息的实时安全性与严密性也需要有一定的技术保障[5]。
2.3 提升电子档案管理人员综合素质，推动信息化建设
电子档案信息资源共享管理工作往往是一项管理技术含量要求强、程序繁琐的复杂工作。这就需要电子档案管理工作人员同时具备严谨踏实的管理工作生活态度与良好的管理职业道德文化素养，管理单位也因此应定期组织内部相关专业技术档案管理人员进行培训，不断提升所属内部相关档案管理工作人员的技术管理水平，包括相关法律法规、内部风险控制等。改变过去的档案工作方式观念，变被动工作为主动，自觉充分发挥主人翁服务意识，通过探索采取成立多元化电子档案管理工作组的形式加以合理配置人力资源，提高档案管理人员的基本专业技能，为单位的相关电子档案管理队伍建设工作培养一支高层次素质人才队伍。在现代化的信息社会中形成科学的电子档案管理方式与手段，创新电子档案管理的方法与形式也是促进我国各个地区电子档案信息资源共享管理工作创新的重要途径[6]。
2.4 推进档案信息化服务中心建设，提高利用需求
长期以来，电子档案管理人员都习惯于通过同时提供档案利用者的次数、编印量和检索等的工具和馆藏资料数量等一系列硬性的衡量指标等方面来衡量一个国家档案馆的发展情况。不容否认，在特定的社会历史发展条件下，这种管理方法仍然是有效的、积极的，然而在世界经济信息时代这个大历史背景下，信息技术的文化含量及其所直接产生的经济效益才真正是目前衡量我国档案管理事业持续发展的重要标尺。只有不断转变档案传统利用理念，强化对馆藏档案资源信息管理资源的档案客源信息管理服务功能，用我国馆藏管理档案的核心价值理念含量、知识产权含量、提供者和利用所直接产生的社会经济和其他社会相依力量来真实反映我国馆藏利用档案的发展情况，从而才能使馆藏档案资源信息管理资源能够适应我国社会经济发展的实际需要，适应现代社会公众对个人档案管理利用的日益需求。因此，创建国家档案管理服务信息中心迫在眉睫[7]。档案管理信息公共服务管理中心职能有别于国家档案馆或国家档案产品行政监督管理局等机关，不是现代国家档案体制的一个产物，档案信息服务管理中心仅仅是各管理机构之间的一个链接或者纽带，其实是具有针对档案信息整理、保管、处置和管理提供档案服务综合利用的一级管理机构。由国家档案查询保管管理服务部、档案整理查询综合利用整理服务部、档案查询整理利用服务部这3个职能部门共同构成。其中，资源整理部和综合利用升值部分别是整个中国档案系统信息管理服务资源中心的两个灵魂，其内部具有将整个档案管理信息服务资源的综合使用价值充分挖掘体现出来的巨大潜力，使整个档案管理信息服务资源能够得到有效利用，从而有效满足广大社会公众的资源利用价值需求[8]。
3 结语
企业在经营管理的进程中，潜藏着诸多经济风险。面对无所不在的经济风险，电子档案信息资源共享管理工作影响着各项经济活动能否平稳进行、企业单位事业能否长远健康发展。电子档案信息资源共享管理工作作为档案管理工作的重要环节之一，对企业的经济活动开展具有重要的监督和指导意义。因此，相关管理部门应高度重视电子档案信息资源共享管理工作对企业经济事业可持续发展的重要性，通过建立健全相关电子管理工作制度、由分散走向集中管理、由纸质管理走向电子化、网络化等创新手段以及加强电子档案管理部门的相互沟通来充分发挥电子档案管理职能，从而推动电子档案信息资源共享管理工作的高质量发展。
参考文献
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