唐合文 李薇 陈怀芬 孙康燕
摘 要：长尾理论是经济学中概念，但其也可借鉴到档案工作中来。档案是国家进行经济、文化建设的可靠依据，做好档案工作意义重大。本文分析了目前档案资源建设与管服务中存在的典型问题，并在此基础上，结合长尾理论的核心思想，讨论并提出如何应用长尾理论来提高档案管理服务水平的几个方面。特别是引用了部分高校的现实例子，对高校档案工作具有一定的有针对性的借鉴意义。
关键词：长尾理论 档案工作 档案管理服务 档案资源建设
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）08（a）-0114-02
长尾理论（也称为长尾效应）起源于经济学理论，最早是用来描述诸如亚马逊和Netflix之类网站的商业和经济模式。但其对于提高档案管理、服务水平也有一定的借鉴意义。
1 长尾理论的概念
2004年10月，《连线》杂志主编克里斯·安德森（Chris Anderson）在“连线”杂志上发表的文章中首次使用了“长尾（The Long Tail）”一词[1]。
长尾理论是对互联网上各种产品和服务的消费数量的分布及其变化趋势的描述，其基本原理是：只要存储和流通的渠道足够大，需求不旺或销量不佳的产品所共同占据的市场份额可以与那些数量不多的热卖品所占据的市场份额相匹敌甚至更大，即众多小市场聚成可与主流大市场相匹敌的市场能量。它描述的是“无尽的选择如何创造无限的需求”[2]。
目前长尾理论应用最为成功的行业是互联网、娱乐和媒体业。
2 档案管理服务目前存在的问题
档案管理服务目前存在的突出问题是档案资源建设与档案服务两方面的问题。
档案资源建设是档案工作的基础，是档案工作赖以生存和发展的必要因素。加强档案资源建设，充分挖掘、整合档案信息资源，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案部门的中心工作及服务社会、服务公众的根本途径。
然而檔案部门常年负责档案信息搜集整理、保管服务等工作，枯燥而琐碎，档案工作又常常不被重视，这些都直接影响到档案工作积极性，从而进一步影响到档案工作质量与服务水平。
同时，由于许多单位缺乏大档案意识、受传统管理模式与思维定势影响、有些单位档案人员业务水平也还不够高、有的档案管理技术比较落后等原因，档案资源建设当前的主要问题是档案资源不丰富、档案结构不合理。同时档案服务主要是被动地提供查询服务，再加上档案工作人员在单位的地位不高，往往被认为是非重点人员，这就直接导致在档案工作中档案服务的积极性、主动性不够这一突出的问题。
3 利用长尾理论提高档案管理服务水平的几个方面
安德森在“长尾理论——为什么商业的未来是小众市场”一书中指出，“长尾主要以一种网络现象显现出来，但其起源要早于亚马逊和eBay，甚至比网络还要早”“长尾无处不在”[3]。长尾现象在档案工作中也存在，根据长尾理论可画出如下的档案工作中的长尾示意图。
这对于档案管理服务也有一定指导意义，提高档案管理服务水平可从以下几个方面去考虑。
3.1 促进加强各单位的大档案意识
档案被搜集加工存入档案馆后，只有被利用才能称其为档案资源，才能充分发挥档案对各项事业建设发展的支撑作用，这样也才能让使各单位充分认识到档案工作的重要性与必要性。然而绝大多数单位完成归档工作后，能够利用到的档案所占比例往往很少，长期以往就容易导致档案工作可有可无的观点（反正归档后利用的档案也很少）。
根据长尾理论，需求不旺或销量不佳的产品所共同占据的市场份额可以和那些数量不多的热卖品所占据的市场份额相匹敌甚至更大。在档案资源中，短期内利用率较低的档案累得起来，其利用率也是不容忽视的；另外，一些短期内利用不到的档案在长期来看，某个时间点也可能被需求，其对单位的意义可能还很重大。比如：某高校学生食堂建于2000年，2017年进行升级改造。在升级改造过程中因给水情况不熟悉，造成了漏水无法修复的情况。最后到档案馆查询当年的建筑工程档案才彻底解决漏水问题。在归档10多年后才被第一次利用，而仅这1次利用就对提高学校食堂管理服务水平起到了关键性作用。
3.2 促进加强各单位的档案管理意识
有些单位档案工作人员为兼职人员，档案管理工作薄弱。随着岗位轮换、人员流动频繁，兼职人员事多且繁杂，主观上也无太多精力去学习档案专业知识，档案业务素质总体上也不高。根据长尾理论，那些很少利用到的档案累积起来，其被利用的次数也不会很少。档案工作人员认识到这点，就可以大大改变档案管理软弱涣散的现状，推荐他们积极学习档案专业知识，提高业务素质，管理好所有档案而不是只将重点放在常规上所谓的重要档案。
3.3 促进先进技术在档案管理领域的应用推广
目前，电子档案有逐步替代传统的纸质档案的趋势；随时代的发展，档案数量也在呈现急剧递增趋势。以前传统的档案管理方法已完全不能适应时代的需要。当前信息技术飞跃发展，信息技术的进步促使我国档案管理工作从以前的手工管理时代，转移到以信息技术为核心的数字化管理时代，并逐步实现网络化、智能化。
要使档案管理适应时代需求，必须借助先进的信息技术。然而档案管理人员大多不具备信息技术类的教育背景，有的年龄还偏大，学习信息技术难度较大。只有让他们充分认识到，那些不常被利用的档案累积起来的利用次数也不一定比常规重要档案的利用次数少，才可增强他们学习新技术的动力，也才有利于先进的信息技术在档案管理里充分利用。
3.4 提高档案工作人员的服务意识，创新工作方法
档案工作人员的日常工作琐碎、枯燥。传统意义上的档案服务也只是为上门寻求帮助的需求者查询、借阅、复印档案。
目前，与西方发达国家相比，我国档案利用工作在满足社会公众需求方面差距较大。在西方发达国家，80%以上的档案用户是普通公众；而在我国，档案利用的对象则大多为机关、企事业单位[4]。
根据长尾理论可以认为，普通公众用户对档案的需求累积起来也是非常可观的。由于自身素质、表达能力或者及档案部门人为障碍等原因未能成功表达出来的档案利用需求是不容易觉察的。
美国学者埃文斯在1985年就指出“现代信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一就是档案这种记录信息最古老而持久的形式，虽然对于每个国家和每个民族都是惟一的和至关重要的，却很少为人们所知道和了解，因而，这个信息资源从总体上说，还很少得到有效的利用[5]。”
档案工作人员积极地改变服务理念，从市场角度、高科技角度出发，创新工作方法，多种途径挖掘这些不易觉察到的档案潜在用户，去主动寻求客户需求，可大大提高档案的利用率，真正贯彻“以人为本，一切为利用者服务”的理念，极大地提高了档案服务水平。
在此基础上对档案服务的目标与内容进行明确，从利用者的实际需求出发，制定出具有针对性的计划，更好地为广大的群体服务。
参考文献
[1]吕剑，冷洪霞.论长尾理论与基层档案工作[J].航空档案，2009（3）：491-499.
[2]胡新华.长尾理论在图书馆电子资源管理中的应用[J].中国信息导报，2007（11）：42-44.
[3]（美）克里斯·安德森（Chris Anderson），著.长尾理论——为什么商业的未来是小众市场[M].乔江涛，石晓燕，译.北京：中信出版社，2015.
[4]杨静.档案潜在用户研究[D].安徽大学，2013.
[5]薛匡勇.档案馆论[M].上海：第二军医大学出版社，2002.
