高银
摘 要：随着信息化时代的到来，高等院校院系传统的资料管理模式逐渐地转型为网络平台上的管理系统。这不仅提高了资料室图书管理的工作效率，也大大地减轻了图书管理人员的工作量。而对于图书借阅人员来说，也享受到了越来越多便捷的服务。本文对高等院校院系资料室图书管理信息系统分析与设计进行了研究，望能够为高校图书管理工作带来一定的启示作用。
关键词：高等院校院系 资料室图书管理信息系统 需求分析 模块设计
中图分类号：G252.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）08（a）-0218-02
信息技术在高等院校院系资料室图书管理中的应用，使得管理工作逐渐地系统化、规范化、程序化。这为管理者与资料图书借阅者提供了诸多方便。以下内容对资料室图书管理信息系统进行了需求分析，进而有针对性地设计了系统模块与资料室图书管理软件。
1 资料室信息管理系统分析与设计
1.1 资料室信息管理的需求分析
资料室信息管理一方面需要为管理员提供便利的管理服务，一方面需要满足教师以及学生们的借阅需求。管理员需要对期刊、图书等文档资料进行统计管理、借还管理、订书管理等管理工作。借阅者需求主要是查阅资料室内所存的图书资料等。为了方便图书资料供教师、学生们循环使用，管理员需要针对图书的借阅与归还信息进行加工生成报表供借阅者查看确认。另外，管理员还需要管理借阅者与图书，根据系统提示状态及时地生成催还图书报表，进而提醒借阅者按时归还图书等。
1.2 资料室图书管理信息系统的模块设计
根据用户需求，从整体上将资料室图书管理信息系统划分为4个模块：登陆模块、管理员模块、教师模块、学生模块。
1.2.1 登陆模块
权限控制与用户认证是资料室图书管理信息系统高效运行的前提保障。登陆模块的具体设计分为以下几个方面：首先，需要对图书管理信息系统的所有用户进行分类管理。所有的用户只有按照系统操作指南登陆系统后方可应用系统。为了方便对用户进行分类管理，系统会根据管理员、教师、学生等不同的身份设置登陆界面。为了防止用户非法登陆系统，在用户登陆系统时，需要通过用户名与密码来完成身份验证。同时，将每位用户的用户名与密码记录在cookies中，方便管理人员通过身份信息来提取与用户相对应的图书借阅与归还等相关信息。
1.2.2 管理员模块
管理员模块主要是针对图书等资料而设置的，根据图书等资料的不同种类以及图书等资料的流通状态，具体可以将管理员模块划分为以下几个子模块：书刊管理模块、现刊管理模块、过刊管理模块、统计管理模块、借书管理模块、还书管理模块、督促还书管理模块、丢书管理模块、订书管理模块、短消息通知模块[1]。通过管理员模块，管理员可以对每种图书或者期刊进行快捷的数据管理工作。同时，也可以通过模块清晰地了解到书籍的流通情况，并对逾期未还书的用户或者快到还书期限的用户进行短信提醒。
1.2.3 教师模块
为了方便教师了解图书等资料的借阅规章、自身的借阅情况，以及快速地检测出自身教学所需的图书等资料，将教师模块设置了以下几个子模块：规章制度、搜索查询模块、用户状态模块、图书推荐模块。
1.2.4 学生模块
为了规范学生的借阅、归还行为，设置了规章制度模块。为了方便学生们快速地查询到所需的图书，设置了查询搜索模块。同时，也设置了用户状态模块，方便学生掌握自身的借阅情况。
2 管理系统的主要功能
2.1 图书管理模块
图书管理模块是围绕着图书等资料的管理工作来设置的。当资料室购买进新的图书时，管理员需要更改现有的数据库，将新书记录到数据库中。同时，当图书丢失时，也需要及时地将数据库中的信息删除。图书管理模块除了可以对图书资料信息进行修改调整外，还具备检索、查看功能。对图书的类别、范围进行搜索界定，输入关键词，来搜索出所需要的图书，然后对图书进行相应的操作。
2.2 现刊管理模块
现刊管理模块与图书管理模块的功能大体相似。不同的地方是，通过此模块，管理员可以将当年资料室所订购的现刊目录传到网上供教师与学生们下载查看。
2.3 过刊管理模块
过刊管理模块与图书管理模块的功能相同。
2.4 统计管理模块
统计管理模块是为管理员提供统计功能的。通过此模块，可以让管理员的统计工作变得更加便捷。同时，通过信息化的统计功能，最大程度地减少了人为因素给统计工作造成的失误，进而保证了统计数据的精准性与高效性。
2.5 借书管理模块
该模块是借阅管理模块中的一个模块。通过此模块，管理人员可以调出借阅人的信息，经过核对无误后确认借阅人的身份，同时将其所借阅的图书调出并做好借阅记录。
2.6 还书管理模块
该模块是借阅管理模块中的另一个模块。通过此模块，管理人员可以调取出即将被归还图书的借出记录，并将记录中的借出记录更改为已还状态。
2.7 督促还书模块
此模块的设置是为了保证图书的正常流通而设置。在具体的借阅过程中，很多用户在将图书借出去之后，由于一些特殊原因，导致图书超过了规定的借阅时间，此时管理软件会发出报警提示。为了督促借阅人及时地将图书归还，管理人员通过此模块将逾期未归还图书的用户统计出来，并将其联系方式调取出来，通过短信或电话方式与用户取得联系。此模块的设置大大地提高了管理人员的工作效率。
2.8 丢书管理模块
为了方便丢书管理模块的管理，可以将资料分类来进行丢书统计。具体的分类可以划分为图书、期刊、过刊。针对不同的分类，将图书资料的丢失情况调取出来，管理员在备注栏写上图书丢失的原因、丢失时间，以及采取了什么样的惩罚措施。
2.9 推荐图书管理模块
随着教育事业的快速发展，高校资料室的图书资料越来越多[3]。为了防止图书满足不了用户的需求而闲置起來，高校资料室可以设置推荐图书管理模块。此模块方便了用户与管理人员之间的交流。通过推荐图书管理模块，用户可以提交自身对图书的需求信息，而管理人员则可以对用户需求进行筛查汇总，进而有针对性地制定图书订购计划。这样既可以避免低质量图书的购入，也可以提高图书的使用率，在一定程度上也为高校节省了图书购置费用。
2.10 用户状态查询模块
用户状态查询模块的设置，方便了用户随时随地查询自身的图书借阅情况，比如，借过什么图书资料、归还了哪些图书、哪些图书还未归还以及具体的归还时间。此模块的设置在一定程度上也防止了用户逾期未归还图书的情况发生。
3 结语
总之，随着社会与信息时代的快速发展，高等院校院系资料室图书管理信息系统的设立使得图书管理工作实现了信息化、规范化与自动化。这不仅减少了管理人员的工作量，提高了管理工作效率，也为图书借阅者提供了更周到的借阅服务，使资料室逐渐地满足了科研、教学的发展需要，并最终促进资料室持续、快速、健康地发展。
参考文献
[1]张建华，颜彩繁.高等院校院系资料室图书管理信息系统分析与设计[J].现代情报，2016（4）：128-130.
[2]刘富军.给予Delphi的图书资料管理信息系统设计与实现[J].现代情报，2016（5）：73-74.
[3]金更达.高校资料室信息系统的设计和实现[J].现代情报，2017（5）：62-64.
