王明颖
摘 要：档案保密和提供利用工作对于民政档案管理工作具有重要作用，新时期的市场经济发展和社会整体发展对于档案资源的利用提出了新的要求。管理人员只有明确档案提供利用的工作和服务方式，认识到档案保密工作的重要性，才能处理好民政档案提供利用与保密的关系。该文简要分析了民政档案的秘密档案与保密原则之间关系，探究了相关档案提供利用与保密的工作策略。
关键词：民政档案 利用 保密 策略分析
中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）07（a）-0184-03
On the Relationship Between the Provision and Utilization and the Confidentiality of Civil Affairs Archives
WANG Mingying
（Heilongjiang Home Affairs Information Service Centre，Harbin，Heilongjiang Province，150030 China）
Absrtact： The work of keeping secret and providing utilization of archives plays an important role in the management of Civil Administration archives. The development of market economy and society as a whole in the new period has put forward new requirements for the utilization of archives resources. only when managers know the work and service mode of providing and using files， and realize the importance of keeping secret， can they deal with the relationship between providing and keeping secret of civil affairs files. This paper briefly analyzes the relationship between the secret archives and the principle of secrecy， and probes into the working tactics of providing and using the relevant archives and keeping secret.
Key Words： Civil affairs archives; Utilization; Secrecy; Strategy analysis
民政档案自身具有极高的社会价值，民政档案涉及到的范围比较广，对于档案保密管理具有比较高的要求。民政档案提供利用工作能够为社会经济建设和发展发挥出重要价值，是目前档案管理工作的主要内容，也是社会资源开发和利用的重要环节。目前档案管理工中，档案提供利用和保密之间仍然存在比较多的问题，为了满足档案提供利用的快速发展需求，探索档案保密工作和提供利用的共同发展策略已经成为档案管理人员的重要研究课题。
1 民政档案的秘密档案与保密原则之间关系的分析
民政档案记录着社会发展过程中的重要历史事件，其中许多民政档案具有比较高的保密性，主要是因为这些档案记录着比较重要的秘密，这些秘密还不能被公开公布，因此采取相应的保密措施。秘密档案是民政档案中的关键部分，许多秘密档案信息记录着重要信息，这些信息覆盖市场经济信息、人文关怀信息、救灾救济信息、社会救助信息、地质勘察信息，甚至包括民政民兵军需供应信息。这些信息很多不能在外界传播，需要安排特定人员进行管理。
民政档案秘密档案的保密并不是绝对形式上的保密。所有秘密档案的保密都有特定的保密范围和公开范围，大部分档案都会设定保密时间和公开时间。例如，一些民政政策在制定完成到社会全面公布的这一时间段中，应当进行严格保密，尤其对于社会中涉及到的相关人员，但是对于政策制定者就不存在保密原则。民政部门在处理自然灾害或突发情况时，一般都会秘密进行，只有相关涉及人员能够了解灾害或突发情况的全部情况，一旦时机成熟，民政部门就会公布全部信息，从而对这部分秘密档案解除保密。
一些重要的民政信息保密时间较长，例如民政部门涉及到的历史秘密、军事秘密、科研秘密等。大部分秘密档案一般都具有时效性，保密时间通常在几年到几十年不等。秘密档案一般在档案袋或内部文件比较显眼的地方都会印有可刻有“秘密”“机密”“绝密”字样，这就提醒档案管理人员此类档案的重要性。随着时间的推移或市场环境的改变，部分秘密档案已经具备解密的条件，如果将这部分档案进行合理利用，对于人们了解相关历史有着积极作用。
2 强化民政档案提供利用与保密关系的策略分析
2.1 正确认识民政档案利用与保密之间的关系
民政档案管理人员要正确认识到档案提供利用与保密之间的关系，从整体上来看，档案的提供利用與保密在目标上存在相同点，其目的都是为社会整体建设起到相应的推动作用。民政档案是一把双刃剑，运用得好则会给社会带来比较积极的影响，如果运用效果不理想，则会使在社会中产生比较大的负面影响。何时利用“这把锋利的剑”披荆斩棘，有着特殊的阶段性要求和时间要求，这样就充分体现了档案的保密性特征。档案的利用与保密，既存在相对统一性特征又存在相对对立性特点。如果只单一地从提供利用或保密的角度片面去看待民政档案管理工作，会使民政档案无法发挥出应有作用，同时也容易导致秘密档案被泄露。因此，管理人员只有从整体角度进行分析，辩证地看待民政档案利用与保密工作，才能使档案利用工作和保密工作发挥出积极作用。
2.2 根据民政档案的真实情况，合理设定保密级别
对于民政档案中不存在秘密信息的档案不要设定保密级别，要根据档案的真实情况，设定合理的档案保密级别。档案密级设定要由多部门共同完成，根据档案内容、社會作用、影响因素等方面进行确定。部分人员对档案保密的认识存在误区，认为凡是涉及保密的档案，无论保密级别，任何个人和机构都不得使用，档案内容要进行永久保密，这样的观念存在误区，不利于民政档案发挥出积极作用。合理设定保密级别，既能够对档案核心秘密信息进行保护，同时对于提供利用也会发挥出积极作用。不同级别的秘密档案都有着其特殊的档案保密信息，档案密级要在3种保密级别中合理定位。档案保密级别并不是一成不变的，随着时间推移，档案的密级通常会逐渐下降，适时调整档案密级，能够减少档案管理手续和开放审批手续，对于后期档案解密提供利用能够起到比较大的帮助。
2.3 根据民政档案的保密内容，合理设定解密时间
秘密档案解密时间的确定，应当根据档案内容以及社会发展情况为主要参考信息。合理设定档案解密时间是为了更好地实现提供利用价值。管理人员要正确看待档案的保密性，如果一直封存保密档案或忽视保密档案的秘密性，都会对档案提供利用产生负面影响。相关管理部门要设定完善的档案解密制度，不仅要对档案保密级别进行确认，同时还需要对档案解密时间进行调整，这样才能发挥出更大的提供利用价值。档案在解密提供利用之前，需要档案管理人员做好档案内容鉴定工作，这是档案提供利用的先决保障，防止部分秘密档案被“误解密”，从而造成不必要的问题发生。
2.4 全面提升民政档案管理力度
档案管理人员要提升个人监管能力，在工作中要强烈的责任意识，做好档案安全管理工作，牢记档案安全管理的使命任务。民政档案管理部门应当实行岗位责任制，建立完善的档案保密管理岗位责任制度，将档案安全管理的各项工作内容落实到个人，实行“谁负责、谁管理、谁担责”的管理原则，这样能使民政档案的收集、整理、归档、管理、密级认定和提供利用工作更加具有规范性和科学性。在日常工作中，管理人员要牢记“档案安全最重要”的工作方针。制定详细的岗位奖惩制度，对于档案安全管理工作比较突出的人员进行奖励，对出现威胁档案安全或泄密的人员进行严厉处罚，必要时追究其法律责任。严禁非保密档案管理人员私自接触保密档案，防止出现档案丢失、损毁或泄密等问题发生，这样能全面提升民政档案的管理力度。
2.5 实行信息化管理和档案分级管理制度
新时期的民政档案管理应当完成信息化建设，全面实行电子信息化管理。信息化管理系统应当进行用户密码登录，对登录人员进行身份识别。保密档案应当进行单独管理，并采用安全级别更高的防护手段，可以采取动态验证码加密登录的方式，这样能提升档案安全管理效果。实施档案分级管理制度，根据档案的密级程度，采取相应的管理工作。将普通档案和保密档案分开管理，这样既能确保普通档案提供利用的有效性，同时也提升了保密档案的安全性，提高提供利用质量的同时确保档案信息的安全。
3 结语
新形势下做好民政档案提供利用与保密工作，实现二者共同发展具有比较重要的社会意义。提升保密档案的提供利用工作，是发挥民政档案积极作用的主要措施。对于不同保密级别的档案，要制定不同的提供利用方式，合理设定保密级别和解密时间，管理人员要理清民政档案利用与保密之间的关系，全面提升民政档案管理力度，实行信息化管理和档案分级管理制度。这样才能在完成档案保密工作的同时，发挥出民政档案的实际作用，使民政档案为经济社会的发展与建设提供更好的帮助。
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