摘 要：该文分析了政务社交媒体文件归档管理在收集政府机构网上政务工作凭证、保存机构乃至社会记忆、丰富补充档案馆藏资源等方面的重要意义，指出政务社交媒体文件归档管理实践面临的重重困难与挑战，进而从增强意识、促进合作、推进制度规范完善、技术研发与创新、加强人才队伍建设等方面，提出政务社交媒体文件归档管理的策略建议。
关键词：档案信息化 社交媒体 档案管理 电子政务
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）08（a）-0216-03
A Preliminary Study on the Archive Management of Social Media Files in Government Affairs
ZHONG Yisi
（Guangdong University of Finance & Economics， Guangzhou， Guangdong Province， 510320 China）
Abstract： This article analyzes the importance of the archives management of government social media files in collecting online government work vouchers for government agencies， preserving institutions and even social memories， and enriching the resources of supplementary archives. It points out the difficulties and difficulties faced by archives management practices in government social media Challenges， and then from the aspects of enhancing awareness， promoting cooperation， advancing system norms and perfection， technology research and development and innovation， and strengthening the construction of talent teams， etc.， put forward strategic suggestions for archive management of social media documents in government affairs.
Key Words： Archive informationization; Social media; Archive management; E-government
近年来，微博、微信、微视频及手机APP客户端等移动社交媒体逐渐被广泛运用于电子政务工程建设之中。随之，加强政务社交媒体文件归档管理，成为档案部门和档案工作者面临的新工作任务和挑战。该文将从政务社交媒体文件归档管理的意义、现状及难点等入手，进行简要分析，进而提出政务社交媒体文件归档管理的策略建议。
1 政务社交媒体文件归档管理的意义
政务社交媒体文件是指在社交媒体平台上，政府机构发布的政务信息及网民公众相关评论、转发、传播的各种形式信息及其元数据、背景信息等。政务社交媒体文件归档就是将具有保存价值的政务社交媒体文件经系统整理、交由档案部门保管保存的过程。政务社交媒体文件归档管理，意味着政务社交媒体文件管理形态从无序分散过渡到有序保管[1]，对于收集政府机构网上政务工作凭证、保存机构乃至社会记忆、丰富补充档案馆藏资源具有重要意义。
1.1 政务社交媒体文件归档管理，是收集保存政府机构开展网上政务、履责履职凭据的重要举措
政务社交媒体文件，记录了政府机构在社交媒体平台上开展政务信息公开、收集民意、服务群众的履职情况，是政府机构利用新媒体开展政策宣传、政务服务的原始性记录。政务社交媒体文件归档管理，将政府机构开展网上政务、履责履职的过程客观、真实、完整地记录下来，将成为日后查考、研究和处理相关问题的依凭，认定网上政务办理过程中法律权利、义务与责任的证据。
1.2 政务社交媒体文件归档管理，有助完整保存机构历史乃至社会记忆
政务社交媒体文件中不乏政府机构发布重要活动和政策法规的信息，这些生动记录了机构的运行痕迹、历史沿革，也反映了国家在某一方面政策方针的变化发展，是政府机构乃至国家社会发展的客观历史记忆;同时，政务社交媒体文件中还有网民公众评论、反馈的意见建议，既反映了“官方思想”，又体现了“民间思维”，是丰富全面的社会记忆。政务社交媒体文件归档管理，有助于及时完整地保存这些丰富生动的国家社会记忆，为历史研究提供宝贵材料。
1.3 政务社交媒体文件归档管理，有助于完善馆藏结构、丰富馆藏内容
目前，我国各级国家综合性档案馆的馆藏结构中，以政府机构的公务文书为主，且档案载体以纸质为多，非官方的非公务活动的馆藏来源少，社会化、平民化程度仍然不能滿足社会与民众的需要[2]。政务社交媒体文件归档管理，正好可以弥补这种情况：政务社交媒体文件不仅记录“官方记忆”，而且反映了民众思想，且表现形式多样，语言特点更为轻松活泼，以不同于常见公文文书的特别方式，形象生动地记录历史事件、社会变迁，是对国家、社会历史记忆的有效补充。将社交媒体文件纳入档案馆藏的范围，有助于建立起更加丰富多彩、亲近民众的馆藏结构。
2 政务社交媒体文件归档管理的现状及难点
作为新兴产物，政务社交媒体文件归档管理工作的相关实践较少，存在不少难点与挑战。
2.1 政务社交媒体文件归档意识有待增强
政务社交媒体近年才逐渐兴起，因而相关人员对归档管理的关注度不高，归档意识有待增强：在管理流程的前端，负责信息发布的政府机构人员往往兼职较多，在社交媒体宣传工作中更加重视发布信息的及时性与舆情搜集，对后期归档管理的重要性认识相对欠缺，缺乏主动归档意识;在管理流程的后台，社交媒体平台运营商作为商业公司，以盈利为主要目的，对长久保存社交媒体信息的后期考虑不足，主动进行归档、保存社交媒体文件的动力不强。而国家综合档案馆、图书馆等文化部门虽已开始意识到政务社交媒体文件归档管理的重要性，但仍缺少实质性的、可推广的实践和经验。
2.2 政务社交媒体文件归档主体协同合作有待加强
政务社交媒体文件在生成、流转、保存的过程中，涉及多方主体：政府机构、网民公众是政务社交媒体文件信息的生成者，社交媒体平台是信息数据的实际占有者，政府机构是政务社交媒体文件信息的所有者。同时，国家综合档案馆、图书馆等文化部门对政务社交媒体文件归档保存也开展了少数实践探索。因此，在政务社交媒体文件归档管理过程中，各方主体的职责权限有待明确，管理流程对接、协同合作有待加强。
2.3 政务社交媒体文件归档制度规范及标准有待完善
目前我国在社交媒体文件归档方面的政策法规相对匮乏。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，“要研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”，但对于社交媒体文件的归档管理至今尚未出台具体文件。各地各部门政务社交媒体归档的工作仍属于自行探索的阶段，缺乏强制性的规定。在具体操作上，也缺乏相关的标准指引，已经开始的社交媒体文件归档探索实践中，其归档时间、归档内容、归档方式、保存格式等不尽相同，缺乏统一的技术规范。
2.4 政务社交媒体文件归档亟需技术支持及保障
与产生于OA办公系统的传统电子文件相比，政务社交媒体文件既包括文字、图片、声音、视频等常见文件形式，也包括链接、碎片式记录等信息类型;既有政府机构通过社交媒体发布的原始政务信息，也有网民公众互动产生的聊天记录、转发评论等，还有平台管理产生的管理日志、元数据等信息。社交媒体文件类型丰富多样，来源广泛，且信息内容动态变化显著，导致对其进行收集、归档管理的技术难度更大。大量动态产生的文件信息如果一一保存，必将耗费大量的时间、人力、物力，占据大量的存储空间;如果不保存，又将使语境信息不完整，会丧失部分重要的背景信息及元数据。同时，由于评论、转发等信息与政府机构原始发布信息的时间会存在延迟，如何选择归档时间节点、保证归档社交媒体文件的完整性也是一个难点。
3 政务社交媒体归档管理的策略
在新媒体迅猛发展的新环境下，档案部门与档案人员应迎难而上，增强意识、促进合作，推进制度规范完善、技术研发与创新、加强人才队伍建设，积极推进政务社交媒体文件归档管理工作，使政府机构、国家、社会的珍贵记忆得以真实、完整、有效地保存下来。
3.1 增强意识，促进政务社交媒体文件归档实践中各方团结协作
档案部门应强化“存档留史”的历史责任感与历史使命感，充分意识到政务社交媒体文件归档管理的重要意义，重视推进政务社交媒体文件归档管理工作，主动承担起政务社交媒体文件归档管理实践中规划者、引导者、协调者的职责，充分发挥自身在电子文件、信息资源长久保管保存实践中的经验与优势，保持并加强以往接收各级各部门政府机构档案时建立的渠道与联系，积极组织、参与政务社交媒体文件归档工作的顶层设计、实施实践、规范协调工作;同时积极宣传、引导社会各界增强社交媒体文件归档意识，调动政务社交媒体管理过程中的各方主体的积极性，规范归档管理过程中各方的主体职权、权限的划分，严格约束各方的职责与义务，及时为政府机构参与政务社交媒体文件归档实践提供指导建议、给予帮助，推进社交媒体平台、第三方机构为政务社交媒体文件归档提供技术支持，使各方紧密配合、团结合作，共同推进政务社交媒体文件归档管理实践。
3.2 善于学习，借鉴外国社交媒体文件归档管理的成功经验
目前，美国、英国、澳大利亚等国家在政务社交媒体文件归档管理实践方面已取得不少成果：一方面，通过归档行为保管了一定数量的社交媒体信息，为社会、组织与个人留存开展活动的证据与记忆材料，形成具有丰富价值的信息资源库，例如，英国国家档案馆从2011年启动针对社交媒体归档的两年期项目，以Twitter与You Tube为平台，以英国核心政府机构为收集对象，以账户为单位，使用自主开发的、用于捕获与提供利用社交媒体内容的自动化工具收集信息;并于2014年发布了第一批可在线利用的社交媒体档案，包括内阁办公室、英国政府、国防部等51个政府机构Twitter账户发布的信息、2012年奥运会与残奥会7类主题信息、38类政府机构及两个2012奥运会与残奥会的视频库;另一方面，由此形成了一系列政策、指南与经验报告，用于指导政务社交媒体文件归档管理实践，例如，NARA基于十数个联邦机构的社交媒体归档实践经验所发布的《社交媒体白皮书》，从政策、方法、工具与注意事项上提供了诸多可借鉴之处[3]。我们应善于学习、吸收国外政务社交媒体文件归档管理行为实践及相关制度规范的成功经验，结合国内相关实践中的具体情况，积极探索，走出一条符合我国国情的政务社交媒体文件归档管理之路。
3.3 注重规范，推进社交媒体文件管理制度规范和技术标准的制定
随着近期《国务院关于在线政务服务的若干规定》的颁布实施，网上政务服务即将全面铺开，政务社交媒体管理相关制度规范与技术标准的制定需求更加迫在眉睫。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的出台，为推进社交媒体文件制度规范和技术标准的制定提出总体目标与方向。档案部門应加强、引导相关的理论研究，吸收国内外实践经验，参考国外已有的政策、指南与制度规范，借鉴以往普通电子文件管理的经验，加快推进制度规范建设，一方面形成政务社交媒体文件管理的顶层设计与法律法规，另一方面将政务社交媒体文件管理制度详细化、具体化，落实到每一工作环节，建立起详细具体、可操作性强的技术标准，进而形成从宏观到微观全面指导的制度标准规范体系，使政务社交媒体文件归档管理实践有法可依、有章可循。
3.4 强化研究，推进技术集成与创新应用
政务社交媒体文件归档管理实践，要最终落地实施，最为重要的是要有技术的支撑与保障。档案部门应加强引导，鼓励指导科学研究与技术创新，同时与图书馆、第三方技术机构等开展合作，一方面将网络爬虫、Web抓取工具、API集成等现有较为成熟的技术手段集成、应用到政务社交媒体文件归档管理实践中;另一方面关注信息技术更新与新媒体环境变化，与时俱进，不断研发新技术、新工具，使得政务社交媒体文件归档管理工作在技术上得以实现，不仅可以对政务社交媒体文件的内容进行有效识别，还可以进行批量捕获，使政务社交媒体文件归档能够顺利进行、政务社交媒体文件资源得以长远有效保存、并满足进一步提供信息开发与利用的需求，实现“收得进、保得住、用得上、交得出”的电子文件管理要求。
3.5 加強教育，推进相关人才队伍建设
政务社交媒体文件归档管理毕竟是档案工作中的新兴领域，相关实践探索无异于“摸着石头过河”，档案人员要参与其中，不仅需要具备强烈的责任感和归档意识，更加需要有足够的知识储备和技术技能，才能顺利承担起这项新的工作。因此，档案部门要应注重人才培养，重视档案人员队伍建设，优化档案人员知识结构、更新知识技能储备：一方面加大对在岗档案人员的继续教育培训力度，提高档案人员专业素质，特别是加强对社交媒体、信息开发、数据管理、网络技术等社交媒体文件归档管理相关知识的培训，不断增强其参与政务社交媒体归档工作的意识，提高其完成相关工作技能;另一方面，在档案学专业教育中，加强对社交媒体文件管理方面的知识传授、科学研究，使档案学专业学生具备相关知识技能，日后走上工作岗位时能快速胜任相关工作，为社交媒体文件归档管理工作输送人才。
4 结语
作为政府机构和社会历史记忆的守护者，档案部门和档案人员应积极探索，克服政务社交媒体文件归档管理工作中的难点与挑战，不断推进，使新媒体环境下的历史和记忆能够长远保存与流传。
参考文献
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[2] 周文泓.全球社交媒体归档行动概览与展望[J].浙江档案，2016（12）：16-19.
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