张利萍
摘 要：信息时代的档案信息管理存在诸多的安全隐患，文章简要的介绍了几种常见的影响档案信息安全的因素，针对这些问题，提出了一些行之有效的解决措施，保障信息时代电子档案管理的安全。其中有包括建立健全高效应急防范机制、网络安全信息技术等在内的诸多解决方法，以期通过文章能够给其他电子档案管理人员提供一些借鉴。
关键词：信息时代 档案信息 安全保障
中图分类号：G70 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）10（a）-0192-02
电子档案管理是计算机技术和网络技术发展以来，档案管理方面产生的最重大变革，从传统的纸质档案管理变成如今信息时代的电子档案管理，其运作方式和管理模式受到了巨大的影响，当初“汗牛充栋”的情况不复存在，取而代之的是一张张硬盘和一台台计算机，便携式的存储，快速的信息定位和搜寻，为档案管理提供了前所未有的便捷，但是同时也带来了一些显而易见的弊端。如何保障电子档案的信息安全是当代档案管理者首先要解决的问题。
1 影响电子档案信息安全因素的分析
1.1 载体寿命因素的影响
众所周知，电子档案的存储载体一般都是磁盘磁带和硬盘之类的物质，这些媒介用于存储信息是有一定的寿限的。例如磁带在经过长期的使用之后会消磁或者由于磁场不强载体受损而产生信息无法读取、或者信息读取错误的现象[1]。有研究表明一般的磁性物质寿命短的只有三年，长的五年，因此，存储在磁性物质里面的信息就会随着磁盘的老化而消失，这些磁性物质适合于短期的信息存储却不能用于长期甚至是终身的信息存储，没有安全保障。而计算机硬盘存储也存在这样的问题，不但要保证信息存储要在硬盘使用年限内，还要保证硬盘不会突然失效或者崩坏，一旦硬盘出现问题，那么存储的信息就会有安全隐患。相比于可以储存超过一千年的纸质材料，电子存储虽然便捷快速，但是还是要解决一些硬件本身的问题，这个任务也是长期的，不断发展和变化的。
1.2 技术因素的影响
电子档案的管理最重要的其实不是电子档案的寿命因素和环境因素，而是电子档案管理的技术因素，随着科学技术的不断创新，数字技术和网络技术也在日趋完善，电子档案管理在向前迈进的时候也难免会遇到技术上难以突破的障碍，也会遇到前进路上的新情况和问题。硬盘技术和计算机技术都在不断的更新换代，更换周期频繁的可能一年更换一次，在计算机技术更新之后，过时的管理技术就跟不上新的存储载体的管理模式，会产生档案管理与档案存储调取不匹配的现象，管理人员没有足够先进的管理技术就会使档案管理工作停滞不前。同样的，计算机是当前使用率最广泛的信息载体，因此在纷繁复杂的网络环境下难免会有种种危机，例如病毒和黑客的侵袭，就是一大隐患。
1.3 管理因素的影响
管理因素的影响主要指的是管理工作中出现的制度不全、法律法规不全、人员素质低下、没有责任落实制度，导致管理工作一盘散沙没有核心，管理工作没有标准。出现在管理因素上的档案信息问题一般分为以下几类：人为因素的档案丢失，档案信息不完善，纸质档案和电子档案信息混乱不堪，信息存储分散不集中、难以抽调，种种因素导致电子档案管理出现纰漏[2]。人为因素的档案丢失一般出在管理人员安全意识不高的原因上，管理人员没有对档案管理有一定的安全意识，不知道信息保密原则，有意或者无意的将信息泄漏出去；档案信息不完善是由于档案存储的时候没有经过核实和即时的积累以及归档鉴定等程序；有些档案管理部门对于当下的档案管理完全没有章法，认为电子管理可以取代一切的纸质档案管理，就在处理电子档案的时候忽视了纸质档案信息的完善和补充，有时候又认为有了纸质档案作为备份就对待电子档案信息随意录入，敷衍对待；还有部分管理档案的人员，缺乏专业素养和计算机技术，不懂得如何进行档案的分类和归档，档案信息杂乱分散、大大的加重了信息抽调的难度。
2 信息时代电子档案信息安全保障策略
2.1 建立高效应急机制，加强电子信息安全防范
应急机制就是说要在平时的档案管理之外要时刻保持高度的警惕，对于突发的事件要有一个应对措施制定的方案，这个措施就是应急机制。从美国911事件来看，电子信息存储的应急机制有多么的重要，很多的银行和重大信息存储机构在经过袭击事件之后就丢失了信息，并且是永久性丢失，有些很重要的信息包括有人物信息和财务信息以及一些政治方面的信息都在事件中丢失，对整个城市和整个国家都产生了重大的影响[3]。但是有些机构能够在经受了袭击之后快速的整顿自己，恢复营业，就是因为他們的信息存储完整，没有遭受到严重的损害。可见，档案管理建立起一个科学合理、高效的应急机制对于档案管理而言是一件多么重要事情，信息的损毁和消失对于档案管理而言是致命性的打击。档案管理部门的电子档案管理，也要及时的建立起高效的应急机制。面对突发事件能够迅速的做出反应，采取正确的措施将信息损害在事故中降到最低甚至是不受损害，并且在经过了突发事故之后还能够快速的恢复。
2.2 提升档案管理的安全意识
前文提到，很多档案管理出现信息泄露的问题，绝大多数都是出在了员工没有安全意识或者是安全意识薄弱上。在档案管理工作中，人永远是决定性的因素，档案的安全最大保障就是工作人员的认真负责，档案管理最大的危机就是工作人员的疏忽和私利性。所以档案管理安全体系的建立先决条件是要树立工作人员的安全意识，加强思想建设，提高管理人员对档案管理的重视程度，把安全第一当做档案管理事业的重要战略，将档案管理任务上升到战略高度来认识，为档案管理筑起一道坚固的思想防线。一直以来，在档案管理的工作中，有些管理人员根本不重视档案的信息安全，认为档案管理就是只要保证档案信息的完整就好，信息交到他的手上他就有处理的权利，法律意识不明确，安全意识为零，对于这样的档案管理人员最好不启用，或者启用之前进行科学的专业的培训，树立起基本的信息安全意识，并且要在全体范围内树立起档案安全意识[4]。还有一种情况是管理人员有基本的信息安全意识，但是出于私利，将档案信息当做盈利的工具，出卖档案库中的信息赚取额外的收入，这样的做法不是没有安全意识而是没有法律意识，因此档案管理人员的培训除了要树立一定的安全意识之外还要建立起相关的法律保障机制。另外还应当积极建设当前我国档案的安全保障的相关体系，要制定并有效实施档案信息的安全保障规划，从而使得我国的档案事业能够得到有效的健康发展。
3 结语
综上所述，从20世纪的90年代开始，我国档案的信息化以及电子化的程度也在进一步加深。可是由于技术以及法规等多方面的不完善，使得我国档案信息工作在安全方面也开始暴露出一定的问题，需对其影响因素进行探析，不断创新保障信息安全的策略，才能促使我国档案信息化有序良好发展。
参考文献
[1]项文新.基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系构架与构建流程[J].档案学通讯，2012（2）：87-90.
[2]马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012（3）：56-60.
[3]宗文萍，郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障[J].档案学通讯，2004（6）：60-64.
[4]张霞.信息时代的档案信息安全保障[J].科技创新导报，2016，13（13）：130-131.endprint
