王勤
摘 要：办公自动化（Office Automation，简称OA）系统，是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。实现办公自动化建设的目的是为了让决策更加的有效。利用办公自动化，或者是数字化办公的实现，对管理组织结构进行优化，并且进行管理体制的调整，在效率提高的情况下，切实增加协调办公能力，让决策更加一致，提高决策的实际效能。推行办公自动化是高等学校在信息时代的必然选择。
关键词：办公自动化 电子信息技术 现代办公设备
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）10（c）-0185-02
1 办公自动化的发展现状
办公自动化的实质就是提高工作效率。在全球信息化、网络化的背景下，我们的工作方式及生活方式正在发生着重大的改变，提高信息化建设成为社会各个阶层发展的必然趋势。但在实际的应用中存在以下问题。
1.1 办公自动化与上网相混淆
办公自动化是利用先进的电子信息技术，接合现代办公设备，辅助管理人员进行各种多样的办公活动。但在实际操作中却很容易与上网相混淆。以政府上网工程为例，政府部门把一些政务信息到Internet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。但是实际效果并不是特别的明显，究其原因，主要是政府公开网站上发布的政务信息多数是静态，实质进展性的工作很少。及时性、实质动态性的信息相对较少。很多部门将上网工程与办公自动化混为一谈。以为政务公开了就是实际了办公自动化。其实不然，办公自动化工程要求我们要把内部工作利用先进的电子信息技术真正地实际数字化办公，进而优化管理组织结构，提高办事效率。政务公开属于政府的外网建设，只有内部真正实际办公自动化，才能更及时有效地发布信息，实现动态化办公，做到真正的政务公开，真正的为民服务，与老百姓沟通，并接受社会及大众的监督。
1.2 办公自动化的数字程度尚处于初级阶段
随著互联网信息技术的高速发展，办公软件理论与技术也得到了快速的发展，这对于实现办公自动化是有很大的促进作用的。但是目前想要达到真正意义上的数字化办公还是很一定的距离的。我们的数字化办公程序还处于初级阶段。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。这势必对我们现有的管理体制有一定的冲击，使现有管理体制发生变革，同时现有的工作习惯、工作方式和法律体系亦会发生变化。而这些变化并不是我们短时间内能操控和修正的，是需要时日来慢慢改变和适应的。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。
2 办公自动化发展方向
数字化办公不同于传统的OA，也不等同于MIS的建设，它的基础是Intranet网络平台，将整个内部看成一个整体，依托网络服务，对所有的用户进行集中管理，对所有的网络资源分层授权，自上而下，行之有效的进行管理、操作和分配。
办公自动化经历了这几年的发展，已经被我们所接受并有所了解。大到政府，小到企业都在不同程度的提倡并实践着数字化办公。深入理解管理以及搜集相关的信息是办公自动化最根本的工作内容，这些也是实现办公自动化的方式方法。办公软件是办公自动化的关键，也是决定办公自动化能否真实高效的关键。同时，数字化办公环境下的硬件也是必不可少的。安全稳定的网络环境是数字化办公的基础及保障，数字化办公是具有开放性的，这就使得安全的信息以及使用的分层需要靠授权来完成，这也是数字化办公系统启用的必要条件，这样做，就使得信息得到共享以及开放。随着越来越多的人加入到办公自动化，使得移动办公协同工作越来越重要，我们可以随时通过网络处理工作，使得工作的效率得到大大地提升，同时也使得办公的费用减少了。安全性控制功能是办公自动化系统安全应用的前提条件。办公自动化系统安全控制功能，就是指针对一些办公自动化中出现的不正常行为的用户的进入，以及一些内容的具体限制，以及加上密码。
3 高校推行办公自动化的必要性
推行办公自动化是高等院校在信息时代的必然选择，也是高等院校自身建设、改革和发展的必然要求。
（1）推行办公自动化是学校科学管理的需要。通过集成处理与发布信息平台，可以有效解决信息收集、处理和发布问题，实现资源共享，更能推动各部分间的高效协同工作。同时，高校管理者也可以通过信息平台，随时了解学校各部门的工作进度、学校运行情况，做到及时交流与沟通，提高管理和决策的水平；通过办公自动化，还可以规范工作流程，剔除不必要的程序运作，节省时间，提高效率；同时还可以明确每个部分及每个责任人的职责，增加工作的责任心，最大限度的减少部分之间的相互扯皮和推诿。
（2）推行办公自动化是现在高校多校区办公的需要。随着高校管理体制的改革和高校布局结构的调整，现在高校一般都会有多个校区，且地理位置各异，传统办公方式就难于满足上传下达的及时性及有效性，这就迫切要求数字化办公的出现。
（3）推行办公自动化是高校移动办公的需要。随着开放性程序的不断提高，高校领导外出参加学术研讨及考察已经是成为经常性的常规工作。这时移动办公的优势就显现出来了，领导可以不受时间和空间的约束，随时随地的办公。
（4）推行办公自动化是高校提高效率、节约成本的需要。无纸化办公在节约大量纸张油墨等耗材的同时，更能使信息传递及时快速，节省大量时间成本及人力成本，同时提高工作效率及管理水平。
（5）推行办公自动化是高校信息沟通、民主管理的需要。在办公自动化环境下，可以设置一个交流区，高校领导这样能够比较好地听到师生的建议和意见。网络本身便是匿名的，在这种情况下师生可以将自己的想法说出来，对于这些问题，学校领导以及相关部门也能够根据针对性来进行答复和解决，这样能够提高高校管理工作本身的有效性。实施办公自动化也能够让院务公开，教职工可以根据自动化系统的相关信息来了解工作开展的情况，提高高校管理的民主性。
4 顺利推行高校办公自动化工作的建议
4.1 加强领导，更新观念
加强领导，更新观念是高校推行办公自动化的基础。高校办公自动化涉及到高校工作的方方面面，需要高校领导的重视，并积极提倡。这样才能将办公自动化落到实处，使人人都能更新观念，积极配合学校的数字化建设。
4.2 加强管理，科学规划
办公自动化是一个复杂的系统，它涵盖高校管理的方方面面，这就需要加强管理，科学规划，突出时效，逐步实施。做到由急到缓，由简到繁，结合实际需要，不断补充、调整，真正建成适合本校需要的高效完善的办公自动化系统。
4.3 制订制度，健全机制
高校在办公自动化系统推进的时候，需要根据本校的实际情况，进行相关规章制度的完善和健全，从而保证系统本身的安全、保证管理的科学性、信息的有效性以及文件发布的严肃和规范。并且还需要做好考核和检查工作，并且还应该定期派人进入到各个部门中去检查相关情况，需要定期进行考核，并且还应该组织经验交流，从而推动办公自动化更好的进行。
总之，高校办公自动化系统的实施和应用是一项复杂的系统工程，办公自动化的顺利实施与管理者、参与者的观念、素质，学校的硬件、软件配置、管理水平以及资金状况密切相关，的以，我们必须进行充分细致的调查和缜密的分析，坚持以需求为导向，选择适当的系统功能并不断完善，敢于发现问题、正视问题、解决问题，以应用促发展。
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