石磊
摘要 21世纪科技发展迅速，计算机技术的应用对人类社会产生了深远的影响。在档案管理工作中，计算机技术发挥出了极其重要的作用，推动档案管理工作逐渐走向科学化、现代化、信息化道路，从最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。但是，在计算机技术应用过程还存在一些问题，要如何解决这些问题，完善档案信息化管理工作就成了当前研究的一个重要课题。本文主要分析了计算机技术应用于档案管理中的必要性及在档案管理中计算机技术应用必须要注意的一些问题，在此基础上提出了档案管理中应用计算机技术的有效策略。
关键词 计算机技术 档案管理 档案信息 数字档案库
中图分类号： G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（a）-0000-00
一、引言
在信息时代背景下，因计算机技术具有便捷、快速等特点，所以受到人们的青睐，并且逐渐成为档案信息管理中的重要因素，推动实现档案信息化管理。计算机技术被有效应用在档案管理中，使档案管理工作的开展更高效、科学，还有利于档案管理水平得到整体的提高。除此之外，要提高档案管理工作的整体水平还可以从利用电子计算机进行档案的编目、检索、借阅管理和实现网络化着手。它不仅速度快、准确性高、信息量大，而且一次输入就能实现多次重复利用以及联网检索和资源共享。因此，应加强档案管理中计算机技术的使用，使档案管理工作更有效，提高整体工作效率。
二、档案管理中应用计算机技术的重要性
在档案管理工作中，应该充分的利用计算机技术这一新科技手段。归纳总结，计算机技术在档案管理中有以下三方面重要作用：
1、保障档案信息的安全
在以往的档案管理工作中，如果将档案遗失，弥补就很困难，所以传统的手工档案保存起来并不容易。针对这一问题，应用计算机技术能将此问题彻底解决，对信息化的档案信息可多次进行复制保存。由此可见，易丢失档案信息和资料的问题就能得到解决。
2、更好的实现档案信息的共享
传统档案管理要实现信息共享是非常复杂的，而应用计算机技术能推动信息流动，也更方便查阅信息，因此，档案管理信息共享程度在计算机技术应用的前提下也得到较大的提高。
3、提高档案管理工作效率，降低工作成本
在传统的档案管理工作中，用到的人力、物力、财力都非常大，同时保存信息时的环节较多，也很复杂。为此，利用计算机技术，能降低档案管理的工作成本，有利于工作效率的提高。
三、计算机技术在档案管理应用中需要注意的问题
1、网络安全问题
网络化时代的到来，使人们能更自由地利用网络。但是也要认识到计算机的大范围利用也存在不安全性。基于这一点，网络就能给档案管理带来不利影响。非法访问是互联网遇到的常见问题，而一旦破坏了电子文件的原始性及真实性，就很难对其修复，由此就给档案的安全性、可靠性带来了威胁。目前，我国档案部门重点支持科研和标准化方面的工作，以便应对档案管理中涉及到的安全问题，针对档案管理中的安全问题，也制定了一系列的技术措施和标准对其进行预防和管理。
2、应用技术的实用性问题
当今社会计算机是以惊人的速度在发展，档案部门也要紧随其后，跟上时代的步伐，与计算机技术尤其是与档案管理相关的技术更新速度保持一致。但是档案部门是非物质性生产部门，不能直接创造经济效益，缺少足够的资金去购买最先进的计算机设备，档案管理也不一定必须应用最先进的设备才合适。由此可见，档案管理的工作中要努力应用计算机技术，不断提高档案管理的水平。
3、管理人员的非专业化问题
首先，要求档案管理人员逻辑思维能力要强，会使用计算机语言，并在档案管理工作中切实地应用到计算机应用系统。基于这一情况，作为档案管理工作者，必须在自己所掌握的知识基础上，不断充实自己，学会计算机科学中新的概念、原理和方法的应用，熟练掌握计算机的操作、应用方法，满足档案信息管理自动化系统的开发和管理工作的需要。其次，档案管理人员要具有一定的语言文字能力，学习档案主题标引的方法和原则。对档案主题标引规则要合理利用，正确分析主题内容，学会组配和处理主题词。
四、档案管理中计算机技术的具体应用
1、电子数字档案资料库的建立
计算机技术在应用的过程中，先转化传统的纸质档案为电子化档案，有利于数字化信息程度的提高，电子档案资源全部录入之后，可以有效的整理资源，档案录入必须按照统一规范来进行，最后再将电子信息按照一定的格式做统一储存，电子数字档案可以分为以下三部分：
（1）用户终端
所谓的用户终端就是由档案的电子数据档案库形成的，能让使用档案的用户在查询信息时更为便捷，而终端查询则可以由档案信息的计算机界面来完成。
（2）通讯系统
计算机网络和通讯系统始终是使用电子档案库的基础，要提高档案管理的工作效率，就离不开完备的计算机网络和通讯系统。
（3）数据库检索服务系统
将计算机技术应用于档案管理的前提是检索服务系统的科学建立，只有该系统得以建立完成，才能让用户利用服务系统查询到自己所需要的档案信息。
2、电子数字档案库联网站点的建立
在档案管理过程中，为了计算机技术管理目标的最终实现，就要离不开计算机技术，可使用计算机技术建立档案库，但前提是必须要遵循计算机的特 点和实际的网络情况，保证所建立的档案库联网的网络是有效的，可以将其划分为以下两部分：
（1）要实现计算机技术的价值，就要先建立一个电子数字档案库的联网站点，以此达到计算机技术运用效率提高的目的。用户利用联网站点可以不受空间、时间等条件的限制，通过信息界面可以直接登录系统，自由查询自己所需要的档案信息。
（2）建立档案信息共享网站，档案管理必须要采用高效率的档案管理系统，同时还要采取正确的方法，从根本上保证拥有安全的电子数字档案信息，并且能合理规范档案信息的使用，使用户的档案信息查询行为得到保障，也为他们提供诸多便利。
3、加强创新意识及人才培养意识
在计算机技术不断更新的新形势下，需要对档案进行创新管理。一是在实现计算机技术档案管理時，工作制度要统一、规范、有效，建立科学、现代的完整管理体系，保证档案管理工作中的每个环节都能正常的运转；二是档案管理人员在具备专业知识同时还应具备创新思维，实现创新性工作，将计算机技术的实用性得到最大程度的发挥。这就要求档案管理人需要不断的学习专业知识，熟练掌握计算机技术，提高个人综合能力。一方面，在进行招聘时，必须要选择那些专业人员，计算机操作水平较强，并且掌握计算机的应用，这样才能使计算机应用效率得以提高；另一方面，员工培训也是一项重要工作，要转变其传统管理观念，形成新的管理理念，加强培训计算机操作能力，多开展专业知识学习讲座，最终能高效、熟练完成日常工作。
五、结语
通过上述分析可知，计算机和网络的产生使我们进入网络时代，在档案管理工作中，计算机技术占据的比重也在不断增加，能够便捷、快速的对档案内容进行分析、加工、组织、处理，实现了档案信息收集、管理、储存、检索等过程管理的标准化、数字化、网络化，也确保顺利的开展现代化档案管理工作。目前，档案信息化管理所面临的任务主要有：研制、推广应用于档案管理的相关软件；制定出档案信息化管理的有关标准；加强管理电子档案及电子文件，确保它们的完整性、有效性，发挥出它们应有的作用；为实现资源共享，还必须要建立全国档案信息网。只有解决好上述问题，才能使计算机技术在档案管理中发挥出更大的作用，才能更好的开展档案管理工作。
参考文献
【1】赵春红《新形势下计算机技术在档案管理中的应用分析》[J]，《福建电脑》2015年08期。
【2】梁娜《计算机技术在档案管理中的应用研究》[J]，《黑龙江档案》2013年01期。
