李永萍
摘 要：档案易于保存，其主要对社会活动进行记载，通常表现为音像、图表以及文字等形式。在这当中，机关档案大部分是行政事务文件等，涉及到执行代议机关所制定的法律与决定，以及管理政府事务、军事和外交等内容，由于具有信息资源的属性，因此对于机关事务活动至关重要，应用性很强。本文阐述了现阶段机关档案管理工作的不足之处，并且提出了针对性的完善建议。
关键词：机关档案管理 信息化管理 档案数据库系统
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（b）-0163-02
1 现阶段机关档案管理工作的不足之处
1.1 人才培养有所缺乏
现阶段，国内在培养档案管理人员方面，存在一定的劣势，主要是近些年来，高校才开始设置档案管理专业，这就造成该专业的人才匮乏，不能满足社会的岗位需要。而且，在目前的机关单位当中，大部分的档案管理人员并没有系统地学习过档案知识，不具有专业背景，因此在相关的工作实践当中，由于缺乏足够的理论以及应用知识，再加上没有更多培训与再教育的机会，这就造成机关档案管理队伍整体水平不高，专业技能偏低，结构组成不合理。除此之外，机关单位没有认识到档案管理工作的重要价值，因此造成档案部门经常缺少经费，从而影响到培养以及配置档案管理专业人才。
1.2 规章制度不健全
现阶段，大多数机关档案管理工作所采取的管理模式都是粗放型的，不但缺乏完善的管理制度，而且还缺乏健全的规章制度以及岗位职责，这就造成在归档时，审查不细致，材料存在遗漏，甚至还会出现造假的现象，这都极大地影响到档案的完整性以及真实性。
1.3 缺乏先进的管理模式，信息化水平不高
在档案管理工作方面，大部分机关单位目前都是采用以往的管理模式，机关档案大部分是纸质的，难以保障档案信息化水平。纸质档案虽然可以作为一种记录或者是凭证，不过在信息化年代的今天，其所存在的弊端越来越明显，比如很难保管、归档工作繁重等，因此有必要引入数字化以及电子档案。
2 如何完善机关档案管理工作
2.1 强化组织建设，创建专业的机关档案管理队伍
在目前的形势之下，以往的机关档案管理模式已经显现出一定的滞后性，因此我们应当不断地完善档案管理工作，首先就应当具备一只高水平的档案管理专业队伍。现阶段，机关档案管理工作人员应当具备较强的综合素质，可以紧跟社会潮流，积极适应机关事业发展的实际需要。档案工作的专业性以及技术性都很强，每一个环节都会涉及到相关的理论与技术，因此现阶段机关单位所招聘的档案管理人员，必须是具有相关专业背景的人才，因为他们在档案管理方面具有较强的理论与实践经验，可以更好地完成该项工作，并且保证档案管理的质量。同时还应当重视对在职档案工作人员的专业培训以及再教育，保证他们通过学习，进一步地转变理念，更新自身的知识结构，学会先进的档案管理办法，这样才能不断地提高机关档案管理工作的水平。
2.2 强化制度建设，保证制度执行
目前，机关档案管理工作为了得到进一步的完善，应当通过制度管理人与事，缺乏制度管理就无从谈起，建立并且完善有关机关档案管理的各项规章制度，才能使机关档案管理工作走向正规化以及科学化。第一，建立健全机关档案管理责任制，将责任落实到各个岗位，增强机关档案管理工作人员的自觉性，避免出现工作方面的失误，并且在搜集管理档案材料以及移交归档环节加大力度。第二，实施竞争上岗制，选拔出真正高水平的人才，提高机关档案管理工作的整体水平，培养更多高素质的复合型人才。第三，建立健全有关的经费支付预算制度，确保档案管理工作的消耗供给，确保充足的培训教育经费，从整体上提高档案管理工作的服务质量，使其符合现代化标准。
2.3 应用新型管理模式，推动机关档案管理工作的信息化
目前，信息技术发展的尤为迅速，这给以往的生产方式以及模式带来了很大的改变，过去所应用的档案管理模式以及管理平台，开始显现出滞后性，难以完全符合社会发展的要求。为了保证机关档案管理工作可以长期稳定地发展下去，并且不断地提升服务效率与质量，我们应当正确应用科技文明的成果，采取档案数字化管理，使机关档案管理不断地走向信息化。
2.4 机关要拓宽管理平台，创建档案数据库系统
机关单位创建档案数据库平台是应用数字信息技术的一种表现，这样有利于提高档案管理工作的质量，实现信息化以及现代化的档案管理。
第一，推动档案信息的数字化，将档案信息转变成二进制代码，可以利用计算机识别，并且把数字代码进行存储，通过各种格式比如视频文件、音频文件以及图像文件等，转变为数字信息。
第二，将转化完成的数字信息输入到数据库管理平台，使其成为可以通过计算机读取的数据，在输入时，必须认真地校对，保证存储的数据没有任何的错误，同时还应当被计算机所识别。
第三，内在调整数据库档案业务环节。
（1）使管理工作更加的简化，这需要应用各种有效手段简化档案，以此避免出现凌乱的现象，从而符合档案管理的系统化要求，方便档案的管理以及查询。
（2）加强检索工作，方便使用者查询档案信息。
（3）在保管以及保护数据方面，存储数据库的载体应当具有多种功能，包括防磁场、防尘以及除尘等，并且严密监控计算机病毒，保证数据处于安全的状态。
2.5 机关档案管理人员不但要整理好档案，还要对其妥善的搜集、利用以及保管
档案管理工作包括几个环节，分别是搜集、保管、整理以及利用。档案部门通过搜集工作可以实现档案的积累，这也是该项工作的第一步。整理也就是把凌乱的档案进行排序，这个环节至关重要。保管是从物质的角度增加档案的使用寿命，该环节也很关键。而利用档案是该项工作的终极目标，可以体现出档案所具有的价值。档案的上述四个工作环节，应当做到全面搜集、统一整理、认真保管以及合理利用，这也是档案工作的指导原则。机關档案管理人员在具体的工作实践当中，需要严格遵守以上原则。第一，全面搜集，这实际上是搜集了相关的物质元素，这项工作完成的好坏，会影响到以后的各项工作，所以必须要全面的搜集档案。对于搜集工作来说，需要做到以下几点：（1）要对账外文件进行搜集，也就是本单位没有登记在收发文登记本上的文件，包括党组会议记录、工作总结、整体计划等；（2）要对组织人事部门掌握的文件进行搜集，包括介绍信、审批表以及登记表等；（3）要对非纸质的档案进行搜集，包括证书、奖状、相片、录像以及录音等。第二，统一整理档案，该项工作在整个工作当中都是至关重要的，只有更好地完成档案整理工作，才有利于档案的利用以及开放，所以档案管理要实现规范化。在具体整理时，不管是划分种类、排列组合，还是编号装订以及整理装盒，都应当严格按照相应标准。档案管理人员应当不断地学习业务知识，掌握所有环节的具体操作办法，并且根据有关规定统一整理档案。第三，认真保管，保证档案的安全性，这样才能体现出档案所具有的价值。（1）应当结合保存档案的多少，确定档案专用库房以及档案架的数量，库房应当具有坚固性，并配置相关设施，用以防虫害、防高温、放潮湿等。（2）应当结合工作的实际情况，设置电子计算机、空调设施、照相机、复印机以及温度计等。（3）应当按照固定期限细致检查档案的保管情况，并且记录在案，如果遇到了突发情况，应当第一时间检查，从而在最短的时间内发现问题，并且妥善解决。第四，合理利用。档案管理工作主要就是为了向机关单位提供各种档案，从而方便其开展各项工作，这也能体现出档案工作的重要性。
3 结语
在新的形势之下，机关档案管理工作需要进一步地完善，具体来说，也就是要求机关档案管理工作摆脱以往的管理模式，积极应用现代化的管理理念以及科技成果，紧随社会发展潮流，强化机关档案管理队伍建设，使该项工作更加信息化、制度化以及正规化，从而满足目前社会的需要。
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