杨春燕
摘 要：本文从当前财务档案管理工作中存在的问题入手，总结并分析单位财务档案管理现状，简要介绍信息技术在财务档案管理中的应用策略，旨在合理应用信息技术提升单位财务档案管理工作水平，确保单位财务档案信息的安全。
关键词：信息技术 财务档案 管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（b）-0184-02
财务档案管理工作是单位工作中的重要组成部分，它记录了本单位及职工各项来往业务的重要内容，是单位机密信息之一。财务档案信息一般包括会计凭证、财务账簿资料、财务报告信息等等，在现代单位管理中，财务档案管理尤为重要，单位应加强财务档案信息管理，将现代信息技术应用财务档案管理之中，提升财务档案信息管理水平。
1 当前财务档案管理工作中存在的问题
当前我国针对单位财务档案信息管理的法律法规较为完善，但单位在执行过程中仍然存在一些问题，尤其是在财务档案信息管理制度方面。部分中小单位因管理投入资金相对紧张，并没有建立专业的财务信息管理制度部门，管理制度相对陈旧，无法满足现代财务档案信息管理的实际需求，从而造成财务档案管理难以落实。另外，部分单位虽然建立了健全的财务档案信息管理制度，但其制度执行力水平较低，财务档案管理制度难以贯彻到实际工作之中，尤其在档案信息的归档、分类、保存、调阅等工作[1]，其中的工作纰漏较多，严重影响了财务档案信息安全性。同时，财务档案信息管理对保密性需求较高，一些单位中财务档案信息管理人员的工作原则性不强，没有按照制度要求实施信息保密工作，从而导致财务档案信息随意调阅，甚至出现财务档案信息脱离管理部门的现象，影响了财务档案信息的安全，单位业务机密受到严重威胁。当前网络之中黑客与病毒问题较为严峻，财务档案信息作为单位机密信息，一旦财务档案信息遭到泄密，将会对单位经营管理造成严重影响，不利于单位的未来发展。
2 信息技术在财务档案管理中的应用
2.1 信息技术在财务档案归档中的应用
财务档案管理工作之中，第一环节就是档案信息的归档，归档环节对后续档案管理具有重要意义，因此，应重视财务档案归档信息技术的应用。在实际财务档案管理工作之中，传统档案管理归档模式已经无法满足现代单位的实际需求，归档模式亟需创新和变革[2]，将信息技术应用于财务档案归档管理之中，提升档案归档的效率与水平。与传统归档有所不同，信息化财务档案管理归档需要建立数字化档案，并将这些档案分门别类的储存在计算机硬盘之中，从而为未来调档及查阅提供方便，一般情况下，财务档案归档工作需针对财务科目代码、财务报表类别等相关信息进行归档处理。信息化财务档案归档工作与传统归档具有较大差异，其管理人员需要具备一定的信息化档案管理理论知识与实践经验，才能满足信息化档案归档工作的需要。
2.2 信息技术在财务档案保管中的应用
财务档案信息归档后，进入到档案管理的第二个环节，档案信息的保管，档案信息保管得当与否直接影响信息的安全性，作为财务档案信息，记录的往往是单位重要机密，因此，应重视财务档案信息归档工作，加强对档案信息的管理与储存，避免因财务档案保管不当而造成的泄密现象[3]，防止泄密影响单位的未来发展。在传统财务档案保管中，由于檔案主要媒介为纸张，因此在保管中具有一定的难度，对环境的要求较高，同时空间占用较大。而现代信息化财务档案信息保管工作中，所有的信息均采用数字化处理，一般以硬盘、光盘等介质作为储存媒介，其空间占用率较低，1TB硬盘空间能够储存近5万亿汉字，因此，采用数字化保管技术更为节省空间。在实际工作之中，应针对财务档案信息保存硬盘与光盘做好备份，防止因储存介质损坏而造成的财务档案信息遗失问题。另外，财务储存介质的防尘、防震、防磁工作应予以重视[4]，可有效提高财务信息储存媒介的质量，一旦发生电子媒介损坏，应立即到专业的维修机构中进行修复，并进行财务信息再次备份，避免财务数据信息丢失。
2.3 信息技术在财务档案调阅中的应用
财务档案信息作为单位的机密信息，其中涵盖了有关单位及人员的重要机密，因此，档案信息管理工作十分重要，财务档案信息管理人员应重点加强信息调阅工作管理，严格把控档案信息的安全性。财务档案信息理论上除了财务人员其他人是无权调阅的，但在实际工作之中，鉴于各种原因，财务档案信息调阅情况依然存在，通常表现为单位内部调阅和外部调阅两种形式。单位内部调阅财务档案信息，需要携有单位行政管理部门出具的财务档案调阅文件，经由管理人员回访核实后，方可予以查阅。在查阅时，调阅人不得以任何形式复制财务档案信息，也不可将财务储存媒介带出财务档案管理部门。针对单位外部人员调阅财务档案信息，必须携带政府相关职能部门的批文，否则一概不允许外部人员调阅单位财务档案信息[5]。
2.4 信息技术在财务档案备份中的应用
诚如上文所言，当前信息化财务档案备份工作关系到档案信息的安全性，因此，重视档案信息备份工作。首先建立健全档案信息备份制度，定期对财务信息档案进行备份，并检查备份信息的完整性，避免因储存媒介损坏而造成财务信息失真的情况。其次，应加强对备份财务档案信息媒介的管理，备份财务档案信息媒介在日常工作中应用率较低，因此应重点管理其储存环境，做好防潮、防尘工作，确保储存媒介的安全性。最后，针对特殊时期采用远距离备份，所谓特殊时期，即财务档案管理人员身在外地，无法及时将财务档案信息进行备份，鉴于这一问题，财务档案管理人员可根据当时实际情况，采取远距离备份模式，或应用随身携带的闪存盘或硬盘进行暂时备份[6]。在这一过程之中，需保证暂时备份媒介的安全性，避免因暂时存储媒介问题而造成的备份失败情况。待到财务档案管理人员从外地归来后，再重新进行正常备份工作。
2.5 信息技术在财务档案保密中的应用
众所周知，财务档案信息的安全性尤为重要，在实际工作之中，应加强财务档案信息的保密工作，避免因保密工作不到位造成的财务档案信息安全性难以保障问题。由于财务档案信息的处理和保存均在计算机之中，当前计算机网络安全问题成为档案管理的首要威胁，财务档案信息极易受到网络中黑客及病毒的威胁，进而发生单位财务信息泄密问题。因此，在财务档案保密工作中，经建立分级保护机制，采取三级制管理措施，针对不涉及单位机密的档案信息，可在公司官方网站及共享空间中储存，以便于单位内部人员的使用和交流；对于涉及单位机密的档案信息，财务管理人员应加强对其的保护措施，加强对计算机网络安全的管理，采用杀毒软件、防火墙及访问秘钥来保护计算机及内部信息的安全性；一些涉及到单位重要、核心机密的信息，应在非连网的计算机中进行阅读和处理，并定期对核心机密储存介质进行杀毒，从而严格保护核心财务档案信息的安全。
3 结语
综上所述，在信息化时代背景下，单位财务档案管理应合理采用信息化技术加以完善，根据单位实际发展需要，不断健全当前财务档案管理体系，建立单位财务档案管理制度，从而提升财务档案管理效率，加强财务档案信息的安全性，促进单位健康稳定发展。
参考文献
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[2]李旭.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].决策与信息（中旬刊），2015（9）：106.
[3]赵颖.财务档案管理信息化建设的思考及建议[J].现代单位文化，2016（9）：92.
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[5]李旭.财务档案管理中存在的问题和对策探究[C]//决策论坛——单位精细化管理与决策研究学术研讨会论文集，2015：106.
[6]谢智莉.浅谈会计电算化财务档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2016，19（7）：62.
