柴欣
摘 要：随着人们信息的不断产生、交互、发展，信息的规模越来越大，信息的门类越来越多，人们对信息实施管理的需要也越来越强烈，于是包括档案管理在内的一系列管理信息的专业和技术应运而生，为人们有序、高效的管理、控制、使用信息提供了支撑。本文旨在对信息技术和档案管理进行研究，以准确界定当今社会中二者的概念特征，并选取当前我国事业单位在档案管理方面信息化建设的现状，深入分析、研究、探讨其中存在问题，以期能够在推动相关领域信息化建设发展中做出贡献。
关键词：信息技术 事业单位 档案管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（b）-0186-02
1 信息技术概念与档案管理概念的比较
（1）信息技术与档案管理同属人类管理、控制、运用信息的手段方法，因为两者在目的性上带有高度的一致性，所以两者有着很多的相似之处，同时又因两者分属不同的技术活动，所以又有着各自显著的独特性特点。因此，要对两者进行分析研究，首先就要理清各自的概念，以便准确界定、把握其特点。信息技术相较于档案管理是一种滞后产生的技术，是人类在新的时代背景下以先进科学技术为基础，对各类信息进行管理、控制、运用的更高形态的新理念、新方法、新手段的统称。信息技术以计算机为代表的新技术为依托，其管理、控制、运用的范围比起档案管理的范围更为宽阔，管理的效率也更高，并且管理的形式也更为多样。信息技术不仅可以通过数字手段高效管理传统的文档、图片等信息载体，而且可以实现图像、音频、视频等形式的转化，所以，人们通过信息技术可以实现更为高效、便捷的信息管理目的。可以说，随着信息技术的发展，其未来的应用的前景十分广阔。
（2）档案管理其实是人类社会一种由来已久的信息管理活动，并随着人类社会活动能力的发展而逐渐丰富起来的。档案管理的目的在于把各类社会活动中形成的有价值的资料有效的保存下来，以形成相对完整的各类社会活动情况的记录。在当代社会档案管理的地位依然十分重要，特别是在涉及国家管理、行政活动、事业发展等领域依然发挥着关键性的作用。因为档案管理的对象以原始凭证为主，其信息材料的来源、形式、用途较为稳定，所以，相对于信息技术来说，档案管理的最大特点在于信息的真实性和可靠性，也正是基于这一原因，我国包括事业单位在内的国家机关和社会机构在信息管理领域依然十分依赖档案管理。
2 在当今事业单位档案管理工作中引入信息技术的意义
虽然事业单位并不是国家的行政机关，不具有行使社会行政管理的职权，但在国家经济社会管理中，事业单位却依然发挥着不可或缺的重要作用。这是因为随着经济社会的发展，人类社会的公共事务也越来越多，分类也越来越细，在现代国家社会事务管理中，除了行政机关管理的大量关系公共利益和社会秩序的社会公共事务外，还存在着一些如卫生、教育、文化等既具有公共利益属性，又不便于由行政机关直接管理的社会事务，而事业单位就是扮演了这样一种补充行政管理的作用，管理这些行政机关直接管理范围外的社会事务，为各类社会主体提供公共服务。由此我们不难看出，事业单位既不同于行政机关，也与企业机构存在明显的差别，是我国当代社会不可或缺的一种社会组织形态。虽然事业单位不像行政机关那样拥有庞大的社会行政管理权，但是其参与社会公共管理事务的程度依然很高，事业单位活动过程中也会持续的生出大量的信息，并且这些信息与社会公共领域关联度极高，所以对事业单位的信息进行科学的管理不仅仅是事业单位自身的需要，更是社会公共利益的内在要求。当前，随着社会的加速发展，整个社会的信息生成量呈几何模式增长，事业单位管理的信息也是水涨船高，一次次挑战着传统档案管理的能力。同时，由于传统的档案管理存在着纸张容易破损、使用效率偏低，以及防火防潮管理耗费等问题，而信息技术的诞生，特别是信息技术在信息管理方面的发展和成熟，为事业单位的档案管理克服压力带来了新的机遇。因此，面对当前信息管理的现实需要和信息技术的新发展，事业单位应当在档案管理中主动渗透信息技术，用信息技术提升管理能力和服务水平，不断满足人民群众越来越高的信息服务需求。
3 事业单位档案管理工作中实施信息技术存在的主要问题
（1）档案管理工作中信息化意识不够强，对信息化的认识不到位。虽然档案管理和信息技术都是人们管理信息的有效手段，但两者在特点、内涵、方法上毕竟有着诸多的差异。从管理学的相关理论来看，安全的需要是人的社会活动的一种基本需要，而从一般的社会规律来看，一个新生事物从诞生到人们普遍的接受新生事物，总是需要一个过程的。在我国，事业单位虽然不是行政机关，但长期以来都有着浓厚的行政思维，稳定性成为了其内部管理突出的特点之一，所以，事业单位的档案管理工作也在穩定性要求的整体环境下趋于保守。信息化技术的应用在我国虽然已经有了长足发展，并且其优势也已经越来越明显并得到人们的普遍认同，但这些应用上的实践主要集中在更为灵活的企业管理活动中，在事业单位的应用发展还处在较低水平，这也就进而导致了事业单位的信息化意识普遍不强，特别是档案管理工作人员缺乏主动学习、研究信息化的认识，使事业单位档案管理工作中实施信息技术面临着主观上的障碍。
（2）在电子档案的管理中系统化、规范化程度偏低。系统化、规范化既是档案管理工作中实施信息技术的内在要求，也是保证信息安全和信息规范化的现实需要。但是，由于档案管理中实施信息技术是一种前所未有的尝试，所以技术上肯定会与现实存在或多或少的差距，导致在难题面前档案工作人员往往选择固有模式进行归档。
（3）在电子文件的存储管理安全性不高。由于事业单位档案管理人员普遍缺乏互联网信息安全的专业知识，所以对电子文件的存储安全问题防范意识总体不高，大量文件被直接存储在服务器内，并且物理化网络阻断措施落实不力，导致信息泄密的可能性不断增多增大。
（4）信息技术人才队伍建设滞后。信息技术具有极高专业性要求，特别是在事业单位的档案管理中应用信息技术，更是离不开强大的人才支撑。但是反观我国事业单位中信息技术发展的现状，能够发现我们在专业的人才队伍建设上还有很远的路要走。
4 电子信息应用在档案管理中的具体方式
（1）要大力加强规范化建设。针对当前事业单位的工作人员普遍性规范意识不强的倾向，一方面要尽快完善相关制度规定，发挥制度的正向引导作用和反向纠错功能，另一方面还要把规范化建设摆到突出位置，通过多种职工喜闻乐见的形式，大力开展信息化、规范化重要性宣传教育。
（2）在档案管理中稳步提高信息技术应用的水平。要按照事业单位档案管理工作的内在特点和规律，按照“先易后难、统筹推进”的原则，从档案管理中最适宜介入信息技术应用的环节入手，以点带面，逐步扩大应用范围，并在统筹推进过程中做好问题分析和研究，不断提高信息技术应用的水平。
（3）完善安全措施，严防安全事故。事业单位作为一定程度管理社会事务的机构，其信息的公共性决定了对信息安全的高标准要求，因此，在事业单位实施信息技术应用，特别是在其档案管理工作中应用信息技术，必须把安全摆在首位，建立完善的安全制度和保障措施。
（4）高度重视信息技术人才队伍建设。毛主席说：“人是一切的根本”，任何事业的发展都离不开人才的支撑。事业单位档案管理的信息化建设同样如此，唯有大力开展人才引进和有序的人才培训，才能保证档案管理信息化的高质量推进和规范、高效、安全运行。
5 结语
综上所述，在信息化的时代大潮面前，我们应该以更加开阔的系统化眼光来看待事业单位档案管理工作，深刻认识在事业单位档案管理中推进信息化建设的重大意义，准确把握事业单位档案管理工作新的时代要求，增强思想上和行动上的自觉性和主动性，顺应时代潮流，为建设更加智能化、信息化的事业单位，为更好的管理社会、服务群众而努力。
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