吴永森
摘 要：单位管理是一项复杂的系统性工作，办公室作为单位组织管理中的重要组成部分承担着协调沟通的重要工作。办公室文书工作属于机关工作中的主要工作内容之一，同时也是行政工作中的重要组成部分。办公室文书工作通过信息的传输及与各部门之间的协调沟通发挥着重要的桥梁与纽带的作用。办公室文书工作每天需要面对来自各方的公文、来电及来函并将其整理归纳送交上级进行相关事项的决策处理。做好办公室文书工作关键是要处理好每一份的文件，不论是上交还是下发的文件都需要认真的处理，加强各方之间的紧密联系与信息交互。
关键词：办公室 文书 工作
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（c）-0186-02
单位组织管理工作繁琐而庞杂，尤其是办公室文书工作更是其中的重点，办公室是上级领导和下级部门之间重要的信息交互渠道及沟通的桥梁。随着时代的发展以及工作节奏的加快，办公室文书在原有的工作内容的基础上又被赋予了参谋助力、协调管理等方面的内容，从而使得办公室文书在单位组织管理中的地位越发重要。本文将在分析办公室文书工作内容及重要性的基础上对如何做好新时期办公室文书工作进行分析阐述。
1 细致谨慎做好办公室文书工作确保办公文件质量
办公室公文收发的及时性及准确性对于机关工作的高效性有着极为重要的推动作用。在办公室公文处理的过程中需要按照单位管理的相关规定及时、准确地进行归档、传送处理。对于急件要随时到随时处理，提高办公室文书工作的及时性。对于一般性的文件将文件进行归档分类后按照文件的归属报送至上级部门及相关部门进行阅办，并在后期做好文件的流程跟踪，确保文件能够送达至指定的部门，避免出现文件延误、遗漏等的问题。随着信息化的不断发展进步，办公自动化系统已经较为广泛的应用于单位办公中，为进一步做好办公室文书工作应当加快自身知识的学习速度，通过及时地将新技术、新知识应用于办公室文书办公中，从而使得办公室文书办公效率和质量能够得到有效的提升。此外，将办公系统应用于办公室文书工作中时仍需要保持一颗谨慎、细致的心，在应用办公系统进行办公室文书工作处理时需要注意留意各类通信渠道的临时性文件，一些时间要求紧的文件多采用的是此类信息传输机制，这类文件常常是需要当天组织好相关的文件材料并在第二天需要及时地上报。为了为承办部门留有充裕的时间进行相关文件材料的整理和准备就要求办公室文书工作人员及时地对此类信息传输渠道进行时刻的关注，做到文件材料随时收取、加急办理。在对所接收到的文件进行处理并做好备注分类后及时地做好文件的传输，并第一时间发送至承办部门的负责人处，如遭遇到紧急的文件除了需要及时地做好文件的处理及传送外还需要及时地用电话通知文件接收人及时地进行文件的接收和查阅。针对办公室文书工作细小而庞杂的特点，在每天下班之前需要对当天所需要处理的办公室文书工作进行回顾和查阅，避免遗漏，确保办公室文书工作能够做到当日文件当日处理，确保办公室文书工作的及时性和准确性。为了督促、提醒各相关部门高效地进行文件的处理，针对急件需要制定相关的文件催办、督办表，及时的对办公室文书处理的相关文件进行记录并做好文件的跟踪。汇总表中需要包含来文时间以及需要上报材料的时限等的相关信息。做到所需办理的文件实时追踪，并将相关文件的办理状态实时以报表的新式发送至上级领导及主管部门的手中，确保领导能够及时地了解相关文书工作的处理状态。在办公室文书工作中对于文件管理归口需要统一，根据国家的相关规定在办公室文书工作处理上，对于办公室文书工作所处理的所有的文件其归口于办公室。办公室文书工作主要负责对上级领导及相关办公所涉及到的文件以及会议材料的接收、登记、分办、承办和归档等的工作。在实际的工作中，相关的办公文件有时并不是全部都从办公室进行处理的，一些部门对于所接收到的涉及外单位的纸质公文并未将其送至办公室进行文书的处理而是自行找主管领导进行处理，致使办公室文书工作无法对这类文件的处理状态及后续的处理流程进行有效地跟踪，容易导致在办公室文书工作处理中发生重复、遗漏等的问题，不利于相关后续工作的开展。
2 提高办公室文书工作质量
办公室文书工作行文质量对于单位的组织管理有着十分重要的意义。在日常的办公室文书工作处理中需要坚持相关发文流畅，按照相关的规定严把细节关，并通过思考和创新使得办公室文书工作对于发文的质量得到有效的提高。办公室文书工作是一项极为严谨的工作，对于办公室文书工作所涉及到的公文都有着严格的行文格式和处理流程，在文件处理上不得随意越级办理或是批办。在对需要领导签发的文件需要细致的检查相关文件中是否存在问题，仔细地对文件的行文格式、文件的内容以及相关表达等是否准确、完善，对于存在问题的文件需要及时地通知送交人进行修改，待到送签文件正确无误后再送至领导签字并进行发文所需要的相关流程。通过对文件进行编号、排版以及公章的加盖，并按照相关的封发标准及要求进行封发工作。对于封发的文件需要做好相关的保密工作，不得随意讨论和传阅。文件的传阅需要按照文件的相關规定来进行。
3 公文中容易出现的错误分析
公文格式要求严谨、用词要求准确。对于办公公文常见的错误有：（1）公文文种选择错误，行文格式不规范。在公文的行文中，涉及到下级向上级单位的公文中文种多涉及到的是“请示”、“报告”、“意见”等，公文中不涉及到所请示的事项。一些单位在公文行文中多带有自身所存在的困难及问题等，这一种类的文件违反了相关规范和要求。此外，在公文行文中应当一文一事，一些单位或是个人为了方便在行文中将多个事项汇集在一个公文内，上述问题将会对办公室文书的正常工作造成较大的困扰。（2）标点符号使用不当，在一些公文行文中，存在着一些部门或是个人对于行文中的标点符号使用不规范或是不当的问题。公文标题中一般不含有符号，一些行文中公文标题过长、随意加入标点符号致使公文的严谨性受到了极大的影响。（3）公文十分严谨，公文有其固定的语序和短语语序，这些语序不得随意改动。
4 做好办公印章的管理
办公室文书工作除了涉及到文件的收发管理外，同时还兼任着对于单位内部印章的管理。在办公室文书工作中对于印章的管理和使用应当按照相关规定进行。在用印之前需要报至领导，待到领导审核批示后再行用印。对于重要的文件或是合同需要重新对文件内容进行仔细的审核，对于空白表格坚决不得用印，仔细做好对于印章的管理。
为提高办公室文书工作应当加快推进办公室文书工作信息化建设，利用计算机及网络系统来加快办公室文书工作的处理速度与处理的质量。实现相关文件的快速传输、归档和查询。
5 结语
办公室文书工作的核心宗旨是为单位服务、为上级领导服务，实现上、下级之间的高效、及时地协调沟通，保障各类信息及文件都能够得到及时地反馈。本文在分析办公室文书工作特点的基础上对如何做好办公室文书工作进行了分析介绍。
参考文献
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