陈磊
摘 要：随着餐饮业的快速发展，无论是政府还是餐饮企业都对信息化尤为看重，2011年乃至“十二五”时期仍然是餐饮业发展的重要机遇期，中国餐饮业已经步入行业洗牌期，须引入新思想，探索新模式，加强信息化建设、改善业务流程，引进先进技术、促进管理创新。餐饮企业内控是其管理的薄弱点，近年来，随着社会经济及科学技术的不断发展，信息化技术手段逐渐被应用到餐饮企业，这有利于促进内部控制。该文将以餐饮企业中的具体环节为例，就如何通过信息化建设提高餐饮企业内控实效性，谈一下笔者的观点和认识，仅供参考。
关键词：餐饮企业 内部控制 信息化建设 影响 研究
中图分类号：F71 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）10（a）-0101-02
餐饮企业的内部控制一直较为薄弱，随着信息技术的发展，将信息化建设作为完善餐饮企业内部控制的主要手段来实施将会起到很好的效果。随着社会经济的快速发展和人民生活水平的不断提高，现代餐饮业发展迅速，而且业已成为一个涉及多行业的服务性产业，其中包含了食材源头、养殖业、食品加工、信息技术、厨房设备制造、房地产、市场营销以及建筑装饰和物流等行业和领域。随着信息化技术的不断发展，餐饮业也与时俱进，利用信息技术手段，完善和提高内控水平，从而不断满足参与企业营运需要。
1 传统餐饮企业内控问题及信息化技术的应用优势分析
对于传统餐饮企业而言，其内部控制主要侧重于对经理层、营运过程进行控制。其中，对经理层的控制，主要依靠实践经验丰富的经理层，对餐饮企业生产营运过程加强监督管理，虽然发现问题进行及时处理，但是其权限过大，而且效率比较低；对于营运控制而言，其主要侧重于对餐饮企业营运过程加强内部控制，对采购、财务以及加工和外部关系等内控缺乏管控。随着餐饮企业的快速发展、资本介入，内控要求不仅局限于上述两个层面，而是要求高效、全面的内控规范。然而，传统餐饮业内控过程中多采用定量分析方式，无论是及时性还是严密性，都存在较大的缺陷与不足。
餐饮企业具有劳动密集性、交易频繁以及现金交易等特点，舞弊现象时有发生。基于对多起餐饮企业舞弊事件的统计分析，操作规范、奖惩机制缺乏现象较为普遍，其中还包含了餐饮企业人事政策以及文化方面的内容。在传统操作流程下，餐饮流程基本上都是采用手工方式来实现，比如从预定、点菜、开台，到下单、用餐和埋单，当然其中还会有改单、折扣以及退菜等行为，均采用手工方式来完成。从实践来看，该种效率非常低，而且出错率比较高。
比如，订餐。在传统模式下，订餐方式主要以接听电话、手工记录以及安排包间或桌位为主要流程，该种方式的缺点表现在信息容易出错，而且不能及时变动和修改信息，加之客人信息保存不长久、分析不深刻，以致于服务和管理效率不高。就现代信息化技术而言，每次食客预定的信息均能够详细记录下来，其中的具体环节，比如取消订单、调整时间或桌位，以及食客口味和习惯标注等，都能够第一时间进行更新和明确，店内有权限者均能够看到。从当前的餐饮业发展现状以及饮食习惯来看，逐渐从单一的订餐逐渐过渡到CRM系统，尤其是一些重要的客户，如周边团宴、商务客户等。对此，可借鉴大型酒店行业的成熟做法，对特定客户进行详细记录，内容主要是用餐特点、消费习惯以及客户本人的爱好和特点等，通过长期的数据信息收集以及整理分析，可以得出一个基本的共性，然后再有针对性地制定促销策略以及市场营销规划方案。
比如，点菜。传统的手工点菜下单方式，因时间仓促或者服务员自身的素质原因，而导致下单字迹潦草、送厨或改单速度非常慢，最终影响了服务质量和效率。信息化技术的应用，前场录入相应的点菜清单以后，厨房即可第一时间安排做餐、改菜和退菜，这有利于避免浪费。调查发现，目前一些餐饮企业开始利用IPAD进行点单，餐单实现了无纸化、菜谱实现了电子化。通过该种方式，食客能够在图文并茂的IPAD上直接点单，餐单确认以后信息即可传至厨房。这种现代化信息技术的应用，有效地提高了點菜信息的效率和准确性，尤其对翻台率相对较高的一些餐饮企业，应用效果更加显著。值得一提的是，全部点菜信息均会记在系统之中，并且能够定期对这些数据信息进行分析，比如点击率比较高、最低的10道菜品，各个季节以及特殊节日消费者的点菜用餐习惯等，这些信息对餐饮企业进行菜品调整，具有非常重大的现实意义。
再如，飞单。实践中，多采用手工方式进行操作，食客现金付账，服务员私吞、找零，个人提供发票，打烊后厨房与前厅对单据核对不仔细，就会出现飞单现象。信息化技术的应用，有效地避免了飞单现象的发生。第一，电脑点单。食客点菜以后，5 min时间内系统中一定要出现账单；第二，厨房见单后立即出单，打烊后核对信息，厨房出单与前厅账单必须保持一致；第三，如果没有埋单，则系统中一直显示挂账，发票应当凭结账小票开具。即所有的操作环节均由电脑系统替代，这在很大程度上有效减少了随意性、舞弊可能性。
2 餐饮业信息化建设对内控产生的影响
传统模式下的餐饮企业营运环节中，因采用手工方式进行操作而容易出现违规现象，同时，因监督成本非常高，所以即便制定了操作规范，也难以按规范进行操作。信息化建设和技术的应用，是解决上述问题的有效措施，凡违规操作均会留下痕迹。比如，给客户打折，餐饮企业有统一的折扣营销政策，协议客户、散客以及团宴等，营业过程中会有适当的折扣，而且各层级权限存在差异。采用信息化技术以后，各层级所持的折扣卡权限不同，全部折扣并不能现场降价，而是刷卡生效，每张折扣卡的持卡人都是餐饮企业合法授权的。卡的遗漏和借用，都会留下痕迹，采用规定的形式或者电话、短信通知的形式，提示持卡人对其卡使用情况负责，这有利于避免折扣权滥用现象发生。
近年来，连锁餐饮层出不穷，供应链倍受多数企业重视。在企业内部控制过程中，通常需要进行供应商筛选、验收、采购以及库管和领用等环节。在传统模式下，通常只是集中采购、付款等环节，其他环节分散在分店，而且部分企业设有中央厨房，即便如此，也难以将全部分店整合成一个共同体，实现无缝结合和管理，常见的问题就是数据流转错误、丢失。基于信息化建设的视角来看，建议借鉴现代工业企业内部控制过程中实施的ERP系统，并且将供应链作为信息化的龙头，逐渐带动整体发展。比如，筛选供应商时，通常需考虑其资质、价格、品质、配送以及折扣和合作程度等，这在传统模式下所有的信息都由采购员一人了解，而且仅凭大脑记忆或者经验，任何人为的信息变动都可能会导致信息流失。值得一提的是，因量化指标缺乏，很难公正、客观地评价供应商。然而，信息化的建设与实施，除可对供应商的相关资料进行永久性保存以外，供货价、履约率、送货及时准确性、折扣幅度以及退货率等相关信息，均可准确记录下来；结合供应商评判标准，对供应商进行合理的评价，以此来提高供应商的供货质量。以验收为例，传统手工方式验收过程中，分店验收员全凭申购单据验收，以致于多收或者虚构实收量。信息化建设及信息技术的应用，系统自动生成订单，然后发送到供应商那里，然后自动流转至验收部，进而生成一份供货验收单，在此过程中，系统能够自动设定不可多收、不多收超10%等比例的货物，这有利于降低舞弊现象发生。餐饮企业财务部门是内控的重要部门，以成本分析为例，传统模式下无法实现标准成本控制，当月成本结转难以实现。比如，某大型中餐企业，所购蔬菜品种超过150种，而且多半为半成品和成品，仅靠手工方式进行换算难见成效。信息化技术的应用，将财务人员从繁杂的核算中解放出来，将工作的重点放在了内控基础上的财务管理工作上来。实施供应链以后，财务人员仅需将月末盘点的原料、成品以及半成品等录入电脑系统，该月成本就会自行结转。
事实上，各销售产品均有其对应标准配方和成本标准。以“杭椒牛柳”为例，标准配方中包含了杭椒用量、牛柳用量以及盐等的用量，理论上来讲，各道菜售完后其成本就会立即结算。然而，餐饮业成本结算面临一些问题，比如中餐配方全凭厨师经验，企业与之很难实现分享；配方频繁变化，辅料用量难以精确把握，尤其是客人有特殊饮食要求时，更难实现标准化；即便完成了BOM报表，但以后的每月都要更新维护。标准成本可及时而又准确地对成本进行控制，并且分菜系、餐饮类型和时间有针对性地进行分析，这有利于管理层分析毛利，为营销、调整菜价等提供准确参考信息。事实上，目前国内很多餐饮企业尤其是中餐企业，已经开始采用标准成本管理模式，其中采用了信息化系统和技术手段，这是传统手工模式无法完成的。
3 结语
把中国的传统饮食与现代管理有机结合在一起，为企业的做大、做强、管理规范化起到至关重要作用。餐饮企业的管理目的是成本控制、运营控制，其最终结果表现为效率和效益。而要达到这一目的，管理数据的及时性、准确性、完整性、有效性是至关重要的，而这些特性恰恰是餐饮信息系统的最重要的特点。总而言之，建立完善的餐饮企业内部控制制度，信息化建设及先进技术手段的应用所起的作用不可小觑。餐饮企业内控，不仅单靠信息化系统，还应当充分考虑内部环境以及风险评估等要素，内控是目标，信息化建设是手段，只有这样才能实现餐饮企业的可持续发展。
参考文献
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