高俪瑕
摘 要：近年来，随着经济的飞速发展和科技的不断进步，人们的生活也正在发生着巨大的改变。信息技术的大量普及也对各行各业产生着巨大的影响，在档案管理领域也不例外。传统的档案管理方式正在由于信息化的渗透经历着悄然改变，所以，为了适应新时代的发展需求，改变传统的档案管理方式，进行信息化的档案管理是大势所趋。该文在对档案管理信息化的原因及发展趋势进行简要分析的基础上，提出了信息时代档案管理的有效措施，旨在为新时代的档案管理提供一定的参考，从而使档案管理更有效率。
关键词：档案管理 发展趋势 信息化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（a）-0102-02
档案对于每个人来说都具有非常重要的作用，会伴随每个人的一生，随着人口数量的不断增长，档案管理部门的工作压力变得日趋繁重，越来越多的档案管理工作难度变大，所以，实施科学有效的档案管理方法，适应新时期的档案管理，提高档案管理的精确性和有效性是十分必要的。
1 进行信息化档案管理的原因
1.1 顺应时代发展的必然要求
档案管理信息化是指运用先进的信息化技术，改变传统的档案管理方式，对档案进行信息化处理，实现有效管理和资源的共享[1]。不论是国家，企业还是事业单位，档案的管理都是一项必不可少的工作，在信息时代，必须对档案的管理方式进行变革，以适应时代的发展。
1.2 信息化是更有效率的管理方式
传统的档案管理方式纷繁复杂，尤其是近几年来，档案数量的急剧增加给档案管理工作带来了巨大的压力。众多的纸质档案非常不利于管理和分类，而且档案的存放还需要占用大量的空间，查找起来也十分困难，需要耗费大量的时间。除此之外，传统的档案都是纸质的，既然是纸质，那就有一个不可避免的问题，就是档案的保存，纸质档案非常容易破损，而且如果时间过长的话还容易老化，这就对档案的管理提出了更高的要求，在此过程中也需要投入一定的人力和物力，付出大量的时间成本，增加一笔额外的支出[2]。
但是如果对于档案进行信息化处理之后，情况就会大为改观。传统的纸质档案会变成容易保存的电子档案，这样就不会存在原来的诸多问题，不再需要占用大面积的空间来存放，也不用担心纸质的破损和老化的问题，对于档案的管理，只要一个人就可以轻松地完成，查找起来也不需要再耗费大量的时间和精力，大大减轻了档案管理工作人员的负担，有利于实现资源的优化和合理利用。
2 进行信息化档案管理的重要性
2.1 提高档案管理效率的必然选择
科学技术的飞速发展和信息时代的来临使人们的生活节奏逐渐加快，在经济全球化、信息全球化的大趋势之下，档案管理的效率也需要经历巨大的改变才能适应逐渐加快的工作节奏，信息化的普及实现了这一诉求，不仅使档案的管理工作节省了大量的时间和资源[3]，而且相较于传统档案管理模式而言，大大提升了工作效率，縮短了档案查找的时间。
2.2 为管理工作提供智能化服务的重要途径
从某种程度上来讲，档案可以作为一种原始的参考资料，为企业甚至国家未来的发展提供一定的决策依据。无论是企业还是国家，在制定和决定未来的发展计划和方向时，过往的历史进程都会作为一个重要的参考，因为决策者可以从中借鉴以往的经验和教训，避免曾经的错误再次出现，从而趋利避害，制定出科学合理的决策和决定未来的发展走向。而在借鉴和参考的过程之中，不可避免地会翻阅之前的大量资料，信息化在档案管理领域的应用使这样的过程变得更有效率，也更加智能，不仅能为决策者提供科学有效的可靠信息，还能节约大量时间成本。
2.3 有利于档案的保存和管理
原有档案管理方式是通过人工进行的，正如前述，管理过程中的破损和老化问题难以避免[4]。信息化的管理可以很好地解决这个问题，经过信息化处理之后的档案都是电子版的，不再是原来的纸质版，所以能大大延长档案的保存时间，提高档案的保存质量，将档案的破损率降至最低。
3 实施档案管理信息化的有效途径
3.1 革新传统理念，从人才培养开始
档案管理的信息化是大势所趋，而趋势的发展需要人才的推动。要想切实有效地推动信息化的档案管理理念，将档案管理信息化切实地落到实处，必须从根本上转变传统观念，从传统的无效模式中走出来。档案管理工作看似简单，实则需要管理人员具有严肃认真的态度和一丝不苟的工作精神，还要具有较强的责任感和使命感，因此，对于档案管理单位来讲，加大培训的投入，培养专业的档案管理人员，对每一个从事档案管理的人员进行有针对性的培养和训练，培养档案管理人员的信息化意识和信息化技能，使其适应新时期的潮流，更好地适应档案管理工作是必然要求；对于档案管理的工作人员来说，应该时刻保持高度的责任感和使命感，积极参加各项档案管理相关的培训学习，不断更新自己的知识体系，努力提高自身的专业素质，更好地为档案管理信息化服务。
3.2 完善基础设施建设，加大信息化投入
要想进行信息化的档案管理，必须具有相应的配套设施，基础配套设施的齐备会对档案管理工作起到巨大的促进作用，相关单位应该加大对于信息化的软、硬件投入，此外，由于我国的档案管理部门众多，管理水平和管理标准也参差不齐，这个问题会在档案的交流和共享过程中变得异常尖锐，所以，相关部门应该对档案管理单位配备统一的标准管理设施，对档案管理人员进行统一的培训，制定统一的工作标准，规范信息化档案管理机制，确保档案管理信息化的有效开展。
3.3 建立有效的沟通机制，保证资源的合理利用
信息化档案管理的基本要求是档案管理的合理化和高效化，不同的档案在不同的管理部门之间可能存在一定的管理差异，这种差异会对未来档案的资源共享形成巨大的阻碍，因此，在档案管理部门之间建立科学有效的沟通机制显得尤为重要[5]。档案与档案之间的信息和资源不是孤立存在的，资源与资源之间存在一定的内在联系，有时候这种联系十分紧密，这就需要在利用档案资源时，必须综合其他材料，以保证资源的完整性和可参考性。因此，需要通过信息化的档案管理技术，实现资源的共享，各个管理部门之间的有效沟通在此时就会显得尤其重要。
4 结语
总之，为了顺应新时期档案管理信息化的要求，改变传统的档案管理模式，档案管理部门应该采取多种有效措施，培养专业的档案管理人员，制定严格标准的工作规范，加大档案管理信息化相关的基础设施投入，建立健全合理高效的沟通机制，实现档案资源的优化配置和合理使用，不断推动档案管理信息化的发展。
参考文献
[1]王树云.浅谈档案管理的发展趋势—档案管理的信息化[J].
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[2]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014（19）：136，144.
[3]张艳辉.加强档案管理服务水平推动档案管理的信息化[J].
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[4]李艾.浅谈信息化在科技档案管理中存在问题和解决方法[J].办公室业务，2015（5）：28-29.
[5]张艳.加强档案管理服务水平推动档案管理的信息化[J].中国管理信息化，2016，19（1）：196-197.
