仇少坤
摘 要：众所周知，国家经济的快速发展，离不开事业单位文书档案电子信化管理的支持。文书档案是事业单位档案管理工作的一个重点核心组成部分，其对于促进社会经济的迅猛发展起到了十分重要的作用。该文浅析了文书档案电子信息化管理的优势。并对于文书档案电子信息化管理中存在的诸多问题进行了几点分析，同时也提出了几点加强与提升文书档案电子信息化管理的举措，仅供参考。
关键词：文书档案 电子信息化管理 优势 问题 举措
中图分类号：F203 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（c）-0160-02
一直以来，在社会主义现代化建设发展中，事业单位文书档案管理工作发挥的作用是不可忽视的。作为事业单位档案管理工作中的重点核心组成部分——文书档案电子信息化管理，不仅客观地记载着社会发展的整个历程，更记载着事业单位做出的很多重要决定离不开文书档案电子信息化管理的帮助。现今的社会是科技信息与知识快速同步发展的时代，各企、事业单位要想持续稳定的发展与生存，必须重视电子信息技术的应用。随着信息时代的到来，人们进入了网络快速发展时代，很多数据信息通过电子信息网络数据进行传输和管理。国家经济的迅猛发展促使事业单位改革体制不断的完善与深入，做好文书档案电子信息化管理，进一步提升文书档案管理工作水准，加强信息电子化的应用，为事业单位能够提供及时的、准确的、完整的信息档案资源，以此来达到信息资源的需要。笔者根据实践工作经验对文书档案电子信息化管理的优势作了简单陈述，并针对于文书档案电子信息化管理工作中存在的一些瓶颈问题做了几点分析，最后给出了加强与提升文书档案电子信息化管理的重要举措。希望对各位同行有所帮助。以下是具体陈述与体现。
1 文书档案电子信息化管理的优势
1.1 有利于提高工作效率
網络信息的发展，使人们迅速的进入了计算机信息网络时代。不论是在生活中还是在工作中，都离不开计算机的应用。计算机不仅运算速度快，而且还能将很多数据信息进行一个有效的处理。大家都知道，电子档案主要是通过光盘作为一个数据传播的载体，把很多数据信息储存在里面。这也是文书档案电子信息化管理的一个主要优点。在传统的文书档案管理工作中，人们通过用手来操作各种信息的保管，因此，会浪费很多时间，有些时候甚至会漏掉一些重要信息数据，不仅会需要很多人力，更主要的是长时间手抄下去，影响工作质量与工作效率。电子信息化管理不仅改变了传统文书档案管理模式，大大的提升了工作效率与工作质量。
1.2 确保文件信息资源传输的安全性提升
过去以往文书档案管理工作中，办理档案的传输方式都是靠手工抄写，因此会导致很多重要档案信息的流失，甚至经常会出现信息传递的不及时，导致需要的信息资源延误时有发生，安全性也不高。而计算机网络信息的应用，对于传统文书档案办理人员手工抄写中出现的所有问题都一一给予了解决，不仅能够确保文档信息传输的安全性，更加的及时。根本就不会出现档案信息的延误和丢失现象。
与此同时，文书档案电子信息管理的优势还有很多，例如：电子传输，实现资源的共享，信息易于保管等。不仅时效性高，而且档案信息还可以多份复制，真正的拓宽了服务范围。
2 文书档案电子信息化管理工作中存在的一些瓶颈问题简析
2.1 文件信息资料的保密性降低了
相对与传统文书档案管理来说，办理人员手工抄写虽然浪费时间，同时也浪费了很多人力。但是却不易于更改。电子信息的介入，办理人员不仅可以对档案信息资料进行随便的进入和更改，最主要的是没有留下任何痕迹。传统档案管理模式下，人们可以通过字体来辨别档案信息资料的变动，可以来判断档案资料的原貌。而电子信息化管理中每一份电子文件都没有相关单位的盖章和亲笔签名，因此无法辨别真伪。所以说，电子资料的真实性不能保证，而且保密性也大大的降低了。
2.2 电子信息档案管理人员业务素质不高
计算机网络时代的到来，致使传统文书档案管理模式不能适应社会发展，而计算机技术的应用也是事业单位改革的一个立足之身。因此，在社会主义新的社会形势发展下，对文书档案电子信息化管理人员提出了更高的要求。他们不仅要具备专业的知识层次，更要通晓计算机技术的应用和一些信息数据的传输与管理。只有具有先进的计算机技术水平和不断的丰富自身的计算机技术知识，才能胜任这项工作。但实际却远不是如此，很多管理人员只是懂得一些计算机基础的操作知识，缺乏现代先进的计算机技术知识，严重缺乏档案管理计算机信息处理复合型人才。为此说，就算有在先进的现代化计算及设备，也未能发挥用武之地。
3 加强与提升文书档案电子信息化管理的重要举措
3.1 加强与提升档案管理人员的综合素质
首先，增加硬件设施的投入力度，硬环境是做好档案建设的重要基础，唯有创建良好的硬环境，工作人员才有工作的信心，业务人员的水平才能得到提升。从具体的实践来看，唯有强化管理部门的硬件设施，档案人员方可通过这些设备才能实现管理水平的提高，增强业务水平，提高档案管理的效率。
其次，丰富档案管理人员的知识水平.在日常的教育中要采取“自学为主、培训为辅”的方式进行档案人员的培训，建立终身教育机制，促进档案人员知识能力的提高，与时代发展相适应。在日常工作中不断学习，丰富专业知识，提高自身知识能力，在单位内部建立激励约束机制，将档案的专业水平作为业绩考核的一项指标，激发员工的积极性。
最后，增加档案部门与区域间的合作。想提高档案管理的水平，必须要加强系统间与区域间的合作，互相学习，扬长避短，运用现有的资源进行知识的更新，同时采用现代化的科技手段促进档案人员专业水平的提升。
3.2 加强档案保管稳定性，确保档案信息安全。
电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为确保其安全性，还需对其作加密处理，并限定加密的时间，保密期后相关人员才可对其进行解密查看。为保证文书档案电子化的安全性，要妥善保管光盘、移动硬盘等保存档案的载体，同时在数据备份方面，主要采取两种方式：一是通过服务器存储及本机备份。两台服务器运用RAID5磁盘阵列技术，储存全部档案数据及数字化影像。PC机每天进行本机数据备份，每半月所有PC机数据库进行数据同步，保持各数据库数据一致，防止由硬盘损坏无法恢复导致数据丢失现象的发生；二是通过实物介质存储备份。将全部档案数据及数字化影像刻录成DVD光盘一式两份保存到防磁柜中，另将全部档案数据及数字化影像储存在移动硬盘中。
4 结语
随着科技信息网络时代的到来，文书档案的电子信息化管理已成为事业单位发展与生存的必然趋势。同时，电子信息化管理也是事业单位文书档案管理的一个主要便捷途径。文章已通过对文书档案电子信息化管理的优势作了简单陈述，同时也对电子信息化管理中存在的问题进行了阐述与简析，我们不能忽略其当下存在的问题，一定要通过各种途径来找出更多的解决对策。在这里，笔者真诚的呼吁，让我们大家共同关注事业单位文书档案电子信息化管理工作。在该文的论述与分析中，又不对或是不完善的地方，请各位同行勇于给予修改意见或建议，笔者会表示真心的感谢。最后，感谢大家的认真阅读与观赏。
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