芦军萍
摘要：大数据时代是社会、科学和技术信息发展的产物，数据信息呈爆炸性增长，这就迫切需要人们在这种背景下加强档案管理。因此，各部门和工作人员都应认识到档案的重要性，反思、改革、创新档案管理系统和制度，并改进内部和外部传统档案管理，以便为档案管理的长期发展奠定坚实的基础。本文主要阐述了大数据时代企业档案信息化建设的几点思考。
关键词：大数据 档案管理 信息化 挑战
Reflections on Enterprise Archives Information Construction in the Era of Big Data
LU Junping
（Yangquan Tap Water Co.， Ltd.， Yangquan， Shanxi Province， 045000 China）
Abstract： The big data era is the product of the development of social， scientific and technological information. Data information is growing explosively， it urgently requires us to strengthen archives management under this background. Therefore， all departments and staff should recognize the importance of archives， then reflect， reform and innovate archives management systems and systems， and improve internal and external traditional archives management， so as to lay a solid foundation for the long-term development of archives management. This paper mainly expounds some thoughts on the informatization construction of enterprise archives in the era of big data.
Key Words： Big data; Archives management; Promotion of information technology; Challenge
随着企业工作环境的不断变化，专注于档案资料管理，更好地应用大数据技术，能有效提升管理工作的信息化，对于档案应用研究具有重要意义。在传统档案管理模式中，留存纸质资料的方式限制了企业发展，局限性尤为突出。为此，必须注重档案资料的管理路径选择，借助先进的管理技术，更好地优化档案资料，确保资料收集、整理、处理、发布、传递、查询、留存等系统管理一体化，实现档案信息传递电子化、标准化，改善并优化当前企业档案资料的管理工作[1]。
1档案信息化建设的时代背景
随着信息技术和互联网的迅速发展，越来越多的企业开始重视档案管理工作，使用计算机网络等现代技术进行档案管理已成为发展趋势。以信息技术为特点的企业档案管理模式将逐步取代传统的企业档案管理方法。在当前信息时代这样一个大背景下，企业档案信息化建设迎来了前所未有的机遇。人们需要重新定位企业档案管理工作，尽可能地利用现代技术的手段和新型管理方法，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现企业档案信息管理。当前数据提取、数据封装、通信网络和其他与信息建设有关的技术正在迅速发展，企业数字档案（会议室）、地下供水管线综合管理信息系统、电子文件归档和电子档案管理等试点项目也在迅速发展。这些因素为企业档案信息化建设提供了良好的外部环境，因此企业应抓住机遇，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以提高档案管理现代化水平。实现企业档案信息管理在公用通信平台基础上的互联，有利于建成全方位、多层次、技术先进的企业档案信息化管理、服务体系，实现资源共享[2]。
2大数据时代档案管理所面临的挑战
2.1档案管理者的态度要转变
档案在社会发展中发挥着重要作用，但在某种程度上却是后台服务，因此大多数人并不了解和真正欣赏档案的作用。大数据时代的到来打破了公众对档案的传统看法，档案管理逐渐扩大，档案管理开始朝着正确的方向发展。然而，由于长期以来没有认识到档案管理的重要性，而且档案管理并不直接具有成本效益，许多档案管理员对档案管理的态度尚未完全改变，从而影响到档案管理的质量和效率。因此，档案管理员迫切需要改变态度，重新认识档案管理的重要性[3]。
2.2檔案员的专业水平需要提高
“十年育树，百年育人。”虽然人才的培养要困难得多，但优秀的人才可以带来不可想象的好处，有助于提高竞争力。要成为一名优秀的档案工作者，单靠相关理论知识不足以解决档案管理问题，因此需要在公司内部予以重视，增加专业知识的培训，涉猎多种类型的知识，提高管理人员对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用的研究、分析、综合的专业能力。
2.3管理硬件设备有待完善
扩大电子信息技术和因特网的应用没有及时实施。也就是说，企业数据管理工作的硬件设备没有相应的资金投入，无法满足当今数字信息发展的需要，只需配置企业档案管理数据库设备，这就有一定的局限性。鉴于当前海量数据环境的特点，档案管理的现代化需要使用先进的设施来加强档案管理。从企业各类档案信息获取过程中分析，没有明确化、标准化的信息获取过程，信息获取不够准确，企业档案数据管理存在时间和空间问题。企业档案管理设备相对落后，计算机网络应用技术不足[4]。
3加强企业档案信息化建设的对策
3.1加强前端控制，规范文件收集
由于电子文件主要由业务部门制作，而且其格式和数量与传统纸张文件大不相同，因此需要加强对电子文件特别是每项具体业务活动中电子文件的保管控制。企业档案部门应事先确定电子文件的归档范围，检查收集文件的完整性，及时督促有关部门归档电子文件。在收集过程中，档案部门应严格其准则，及时与企业各部门加强联系，指导大量电子记录的接收、组织和存储，并保护电子记录的原始信息。技术处理可以用只读文件取代存档的电子文件，从而确保其准确性和与纸面文件一样有用。
3.2改进奖励和报酬制度
企业将为提高职工的生产力而设立的奖励制度与职工报酬制度相结合，从工资与资金制度、团队精神、评估与晋升等方面入手来进行改进，促使员工积极性、创造性得到提升，同时满足员工的安全需要、社会保障需要与尊重需要，并鼓励档案管理员积极竞争，从而更加努力地完成日常工作，更好地营造公司内部良好的工作氛围。企业严格制定奖励制度的目的即为达到员工个体与企业集体的双赢。当然，在制定薪酬制度时，必须与财务部门谨慎、科学地协商，以尽量减少开支，同时确保最大限度的盈利[5]。
3.3改进硬件配置和升级
确保公司档案管理设备的升级更有利于公司档案管理，大大提高管理水平。结合国有企业管理工作和大数据技术，以当前工作为基础的信息化更好地体现了企业档案管理工作的标准。首先，国有企业档案部门必须对自己的设备应用程序进行全面检查，了解设施配置的先进性。基础软件设备的存储空间足够大，可以满足国有企业多部门集中数据管理的要求，确保国有企业数据的统一存储和集中整合。还可以在企业内部建立档案数据管理平台，扩大相关信息系统的范围，提高企业档案管理信息化水平。这种方法不仅可以提高文件整合请求的效率，还可以保护数据信息免遭盗窃，从而逐步完善企业归档数据管理系统。
3.4开展质检，有效监控
为了确保档案数字化的质量，应强调档案数据的总体质量控制。第一，必须在扫描文件之前检查文件质量。要扫描的文件原件必须完整、有序、明确标识，严重损坏、混乱、无法读取的文件原件必须提前修复和分类。第二，必须控制和控制数字化数据和图像的质量。扫描文档的图像表面应正确定位并按照原始纸张文件的顺序排序，保持原始外观清晰且无失真的书写方式，避免信息丢失、增加或泄露检测。如果文件中的数据和图像出现质量问题，必须及时找出原因并重新扫描。第三，在连接数据后，特别是通过光学读取目录数据库和扫描文件图像之间的接口，进行质量控制，以确定是否可以进行一对一的匹配，以确保文件扫描质量[6]。
3.5充分利用大数据技术进行归档创新
随着企业的快速发展，最初的纸面归档管理模式在满足实际需求方面进展缓慢，新的基于平台的归档研发出版物（如web平台和信息技术）将成为企业领导者的新选择，如数字期刊、电子期刊、电子期刊等，因此，企业档案人员应积极参与互联网技术、科学组织和保存档案信息，以及向企业管理人员提供更有用的信息。其次，大数据技术用于文件传输。归档人员必须积极使用大数据技术来检索和保留对业务运营有用的信息，还可以使用大数据技术分析业务主管的需求，并为他们准确传递文件信息，例如使用电子邮件分发方法和主题汇编推送的方式等，更好地发挥自身的作用。
3.6构建共享系统，促进档案信息的流通
企业档案信息化建设的作用不仅在于提高档案管理效率，而且还在于促进档案信息资源的流动，提高档案信息的利用效率。因此，企业应建立共享系统，以加强档案部门与其他部门之间的沟通和联系，并改善档案信息的流动条件。信息化环境下企业档案管理和服务模式的创新需要企业建立档案信息管理系统。随着信息的逐渐普及，档案管理部门无法更好地利用现代科学技术成果进行档案管理，从而减少了档案管理方面的重复，并提高了档案的价值。档案管理处应处理传统纸面档案数据。为了对现有电子档案资源进行分类和整合，必须建立档案信息数据库系统，档案信息数据库系统必须建立档案资源使用授权，避免泄露公司机密，并提供相应的账号和密码。与此同时，可以知道访问日志查阅了哪些账户及查阅的时间和地点，计算机化文件不允许非工作人员下载和复制，必要时可以在档案系统中启动查阅（借用）该文件的进程， 并经档案管理员授权，以水印方式下载及列印，有效防止档案泄露，确保档案安全。
3.7建立档案人才队伍
该要点强调“加快推动档案人才队伍的培养，提高档案的智力支持能力”。归档工作是企业管理工作中高度专业、多学科的基础管理工作。档案的收集、整理、保存、使用、识别和搜索离不开档案管理人才队伍，档案信息化建设离不开高质量复合型档案专业人员。随着新时代企业的数字化转型，对档案管理、整个生命周期管理和知识管理的上游控制对当前企业档案管理模式产生了深远影响。随着企业档案管理难度的增加，档案管理工具也在快速升级，需要各种专业知识。面对机遇和挑战，只有一支由高质量的政治、创新、问责和知识结构档案组成的队伍，才能为企业档案的持续发展提供不可动摇的动力。一是加强政治能力，改善档案管理者的政治判断力、政治理解力和政治执行力。二是积极引进档案、信息技术方面专业人才，同时也重视企业基层兼职档案人员的培训。三是积极组织企业兼职专业档案员深入研究档案法律、法规和标准，明确新时期档案发展的新趋势，为档案员提供更多的学习与深造机会，丰富他们的专业知识，提升他们的社会地位，使他们真正成为专业的、技术过硬的档案管理人才。
4结语
档案管理是保证企业正常运转的基础，在大数据时代下，档案管理所面临的挑战很多，只有直面这些挑战并切实解决问题，才能在市场中占据有利地位。因此，要制定科學合理的档案管理制度，运用多元的档案管理方法灵活应对这些挑战;要完善激励以及薪酬制度，整体优化档案管理体系，从内部提升核心竞争力;引入先进的档案管理技术，通过知识和创新武装自己。只有真正认识到档案管理的重要性，并从内到外加强档案管理工作，才能在未来发展中持续保持优势。
参考文献
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[2]李笃.试论基于大数据时代的档案信息化建设方略[J].电脑知识与技术，2021（21）：203-204，249.
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[4]付贺.档案信息化建设与服务创新的案例分析[J].集成电路应用，2021，38（9）：152-153.
[5]王景玲.大数据背景下档案管理策略研究[J].办公室业务，2020（22）：139-140.
[6]杨典.基于知识图谱的我国档案信息化研究态势可视化分析[D].贵阳：贵州财经大学，2021.
