陈瑞红 岳婷 张静 陈亚红 孙朋 李德宝
摘 要：学生档案是一个学校机构重要的组成部分，学生档案所涉及到的信息数量大、数据复杂、工作量多，它对于学校的管理来说至关重要。学生档案管理系统则是为了减少学校管理的工作量，提高工作效率，保障档案的安全性。我们从M院校的实际考虑，对学生管理系统的研究背景、系统的研究意义、系统需求分析、系统可行性分析方面进行考虑。学生档案管理系统，对于工作效率、准确度等的提升有着长期的帮助。
关键词：学生档案系统 档案管理 分析
随着经济水平持续发展，人们对互联网的应用变得比比皆是。任何机关单位，由于信息化的深化，他们与外界进行信息交流愈加频繁，因而使用信息管理系统的趋势也日益增长。虽然信息管理的实践源远流长，但是现在计算机与通讯技术广泛应用于学生档案管理这一领域中，十分年轻充满活力。由于人们对于信息的需求不可同日而语以及自身技术满足继续发展，运用计算机进行档案信息管理方能得到长足的发展。
1 学生档案管理系统研究背景
当今是信息化的社会，人们逐渐向着科学技术不断提高、计算机水平逐渐提高而追求。在这个讲究效率至上的社会中，人工技术进行文件档案的管理弊端就显现出来了，其效率和保密性始终差强人意，人工管理的过程中会产生大量冗余信息，使得信息在管理过程产生了诸多困难。
就M院校而言，学生档案管理比较守旧，基于文件、表格等纸介质的手工处理，学生信息管理部门信息处理工作量大，容易出错;各部门的分散化管理，这种管理模式不仅使学生查找信息不方便而且使管理人员无法实现工作的高效率，大大降低了学校对学生档案的管理效率。学生的信息在互联网上查询十分麻烦，更重要的是学生信息的不全面，只是一些基本的信息内容，无法让学校决策者、家长全方位地了解学生。
2 学生档案管理系统的研究意义
学生档案是每个学生在校发展的一个呈现，它不仅体现着学生以往的收获，也标志着他们未来的成长。学校档案记录了学生在校期间德智体等诸方面的表现情况，保存备查学生各种文字材料的综合，为高校招生、军队征兵、社会招工等提供参考依据。
学生档案产生于学生成长的每一个时期，也记录着学生在校时的每一个表现。作为日后衡量学生发展的重要指标，学生档案越来越受到人们的关注与重视，因此档案管理也日益重要。学生的档案信息的形成离不开作为载体的学生档案系统。查看和整理学生档案，可以深入了解学生的特点以及自身发展的规律。作为一级资料的学生档案是学生在校期间各种活动而形成的，方便了解学生在校的思想、学习、健康及奖惩状况。因此，更好地利用起计算机技术进行文件档案管理，相比起人工检索有着诸多便利之处。如检索速度快、查询以及管理方便、信息准确性高、使用周期长、可信度高、人力和资金投入低等。使得我们在进行学生档案管理时得以提高，同时也以让各高校实现科学化、正规化管理，真正地使档案管理服务于我们，便利于我们。
学校系统软件对学生信息管理系统应该覆盖各个所需功能，各个部门相互关联，使各级管理人员和教职工在信息管理系统的帮助下进行工作，提高管理的水平，更加便利于学生的档案管理。运用学生档案管理系统，可以对该校上万余名学生的档案进行有序整合与管理。可以用集中的数据库信息把学生的一切信息有序地整合起来，让信息管理变得方便且高效，减少学生个人信息更新及查找时的重复率，通过该管理系统，从而在减少工作量的基础上提高档案管理效率，还能使原来相对较难提供的一体化报告成为了以后的一个指标。在未使用学生档案信息系统之前，我们大多都是依靠人工管理信息，笔者相信，在不久以后，我们无需再大量依靠人工这种耗时长、效率低的方法。学校老师或管理人员通过权限的下放，可以进入管理系统，直接查看对应的学生个人信息。实现学生档案信息一体化管理不仅仅提高工作的效率，也有利于老师、家长，包括学生自己全面地了解个人的综合信息，同时也实现学生信息在时间和空间的传递性及对使用者的共享性。
3 学生档案管理系统需求分析
学生档案信息管理是一个非常综合性的管理系统，是学校必不可少的组成部分，将学生信息进行统一处理，方便学校管理者及决策者及时提供信息，帮助管理者做出决策，及查询、了解学生的在校期间的情况，加速管理效率，避免繁琐的过程。随着学生数量的急剧增加，相伴而来的信息处理量的大幅增长。学生档案信息系统需要承担起它的重大责任，帮助提高信息管理的效率，实现办公的自动化。
学生个人档案信息包括：（1）新生入学登记表、考生高考档案;（2）毕业生登记表;（3）毕业生就业通知书、学生个人报道证;（4）在校学习历年学习成绩单及个人综测得分情况;（5）学位申请表;（6）毕业实习鉴定;（7）奖学金获奖证书;（8）学生在校期间获得国家级、省级和校级等各种奖励、表彰所形成的材料及登记表等其他可供组织参考的有保存价值的归档材料。这些重要的信息依据将成为日后学生走向社会时国家和用人单位对于个人了解的一个重要凭证。根据目前社会状况可以看出，学生个人档案管理系统提供案卷数和查找人次逐年来都呈上升趋势，用途即是向社会出示个人在校信息及在校表现的证明。
根据1968年霍顿和马尔香提出“信息生命周期管理”的概念，将信息管理分为信息创建（产生/发布）、采集、组织、开发、利用、清理（销毁/回收）6个部分。根据这6个部分，将学生档案管理系统分为以下4个模块：（1）学生档案管理模块，包括添加、删除、修改权限3个部分;（2）系统设计模块，包括系统表、档案种类表、文件种类表3个部分;（3）信息管理模块，该模块包括：数据查询、数据修改、数据删除、数据插入4个部分;（4）数据管理模块，包括数据备份、数据恢复2个部分。
4 学生档案系统可行性分析
4.1 管理上的可行性分析
根据以往在学生档案管理中出现的困难，学校高层决策者对新系统的开发持积极态度，肯定新系统的开发。学校的领导对信息技术给学生档案管理带来的改变是十分认同的，他们大都认为，在學生档案管理中，能够改善学生档案管理机制，改善决策者的决策方式，减少管理成本，提高工作效率。
4.2 技术上的可行性
在系统开发过程中，可以以市场上常见的开发技术作为主要的开发技术选择;在硬件技术工作上选择利用持续增强的存储能力和处理速度来准备系统开发技术。网络技术则体现在C/S模式中客户和服务器之间的数据通信能力，良好的硬件配件无需高档的设备匹配。
4.3 使用上的可行性
使用者在使用该学生档案管理系统虽然具有很强的应用基础，但仍有大部分的使用者仅具有基础的计算机使用操作能力，不能对复杂的管理系统进行很好的开发与使用。因此考虑到大多数使用群体，操作便捷性是该软件不可或缺的一部分，使档案管理系统最大程度地便利用户的使用体验，使该管理系统可以在Windows、Mac OS、Linux等常用操作系统上完美运行使用。
5 结语
学生档案信息管理系统是高校发展的必要趋势，是综合作用计算机技术、信息技术、管理技术和决策技术，与现代化的管理思想、方法和手段结合起来，辅助管理人员进行管理和决策。
参考文献
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